Épreuve U41 : Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : BENAMEUR Yasmina

N° de matricule : 1337716510

Intitulé de la situation de gestion :

Recherche d’un fournisseur pour tapis d’accueil, comparaison des offres et référencement du nouveau fournisseur

⌧ Réalisée

□ Observée

Fiche de situation de gestion n° : 2

Cadre de la réalisation

Raison sociale :

Harry’ s Café

Secteur d’activité :

Restauration de type rapide

Tâches du référentiel concernées :

T.2.1.2 : Recherche de nouveaux fournisseurs pour référencement

T.2.1.3 : Comparaison des offres et sélection des fournisseurs.

Dates de réalisation :

18/02/2019 au 01/03/2019

Durée de la réalisation : 10 heures

Contexte de réalisation :

• Cadre général :

Le restaurant Harry’s Café située à BONDY est une PME qui emploie 42 salariés, le président de cette S.A.S est M. NASRI Abdelmajid.

Je suis affecté au service administratif du restaurant et j’occupe le poste d’assistante de gestion.

Ma mission : Rechercher et comparer plusieurs fournisseurs à la suite d’une demande d’achat, et de référencer le fournisseur sélectionné.

• Acteurs qui interviennent dans l’activité :

• Manager, M. DAOU
• Assistante de gestion, moi-même

• Contraintes :

• Temporelle : mettre en place rapidement les tapis pour un meilleur design
• Financières : le budget est restreint, je ne dois pas dépasser le seuil des 150€ d’achat.

• Ressources :

• Base de données fournisseurs actuels référencés
• Devis

Objectifs :

Quantitatif :

• Délai de 10 jours pour réaliser l’ensemble de ces tâches doit être respecté
• Budget de 130€ à ne pas dépasser par mois

Qualitatif :

• Trouver un nouveau fournisseur de tapis pour décorer le restaurant

Environnement informatique :

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

1. ANALYSE DE LA DEMANDE D’ACHAT

• Réception de la demande d’achat (Annexe 1) :

• Le manager, M. DAOU, me charge de trouver un fournisseur qui puisse nous faire des tapis avec le logo du restaurant pour les mettre aux 2 entrées du restaurant.
• J’établi donc une fiche de demande d’achat pour référencer toutes les informations utiles et ainsi avoir une trace écrite de la demande.

• Réalisation du cahier des charges (Annexe 2) :

• Afin de pouvoir faire une demande de devis auprès de différents fournisseurs, j’ai dû faire un cahier des charges. A l’aide de mon directeur et du manager, nous avons définit les caractéristiques opérationnelles, techniques et commerciales souhaitées du produit. Ce cahier des charges permet aux fournisseurs de nous faire une proposition pertinente en adéquation avec le produit que l’on recherche.

1. RECHERCHER UN NOUVEAU FOURNISSEUR

• Recherche de fournisseurs non référencé (Annexe 3) :

• Nos fournisseurs déjà référencé sont exclusivement des fournisseurs en alimentation, produits d’entretien/hygiène et produit intermédiaire comme les couverts, assiettes en plastics ect. Je recherche donc de nouveaux fournisseurs via internet et prend les coordonnées de fournisseurs.

• Création d’un tableau de nouveaux fournisseurs (Annexe 4) :

• Coordonnées des trois fournisseurs pour ainsi les rentrées dans notre base de données fournisseurs et avoir une vue d’ensemble des fournisseurs.

• Envoi d’une demande de devis (Annexe 5) :

• Après avoir réalisé le cahier des charges et trouvé de potentiel fournisseurs, j’ai envoyé une demande de devis à l’ensemble des fournisseurs.

Cette demande a été envoyé par e-mail avec en pèce jointe le cahier des charges. Il a été notifié dans le mail que nous souhaitions recevoir une offre commerciale dans un délai maximum de 2 jours.

• Réception de devis et relance auprès des fournisseurs (Annexe 6) :

• Nous avons envoyé une demande de devis à 3 fournisseurs. Nous avons réceptionné tous les devis à l’exception d’un fournisseur, la société Tapispersonnalisé.com.

• Relance via la méthode du C.R.O.C (Contact. Raison d’appel. Objectif. Conclusion) (Annexe 7) :

• J’ai donc relancé ce fournisseur grâce à la méthode du C.R.O.C, un argumentaire téléphonique permettant de structurer un appel. A la suite de cette relance, j’ai reçu avec succès l’offre dans la journée.

• Mise à jour du tableau de nouveaux fournisseurs (Annexe 4 Bis) :

• Après avoir reçus les devis, je peux rentrer les autres éléments (nom, prénom, adresse mail) dans le tableau.

1. COMPARAISON ET SELECTION DU FOURNISSEUR

• Comparaison des fournisseurs (Annexe 8) :

• Afin de comparer les fournisseurs, j’ai réalisé un tableau de pondération multicritères, qui permet de noter les fournisseurs en fonction des critères suivants :

• Le prix
• La remise commerciale
• Les délais de fabrication et d’envoi
• Garanties
• Livraison offerte
• Service nettoyage

Ce tableau me permet donc de classer les fournisseurs en fonction des critères et des coefficients déterminés à l’avance. La note 1 étant la moins bonne tandis que la note 5 étant la meilleure.

• Sélection du fournisseur :

• Grâce à ce tableau de comparaison, j’ai pu remarquer que le fournisseur ayant respecté au mieux l’ensemble de nos critères est le fournisseur Elis.

1. BILAN

• Envoi d’un mail au responsable sur la sélection de notre nouveau fournisseur (Annexe 9) :

• Une fois l’ensemble des tâches réalisées, j’ai rédigé un mail à mon responsable lui détaillant l’ensemble de la procédure du choix du nouveau fournisseur.
• Cette note informe également de la note de chaque fournisseur. Grâce à ces informations, le directeur validera ou non le devis du fournisseur Elis ainsi que son référencement.

• Validation du directeur (Annexe 10) :

• Le directeur est la seule habilité à tamponner « Validé » et signer avec la mention « bon pour accord » le devis du fournisseur. Le responsable me transmet le devis validé par mail.

• Envoi du mail d’acceptation du devis (Annexe 11) :

• Une fois le devis validé par le directeur, un mail est envoyé au fournisseur Elis lui notifiant la validation du devis pour commande. Je transmets également par mail le logo du restaurant.

• Envoi des mails de refus de devis (Annexe 12) :

• J’envoi par la même occasion les mails de refus du devis des deux autres fournisseurs afin de ne pas avoir de quiproquo et de montrer une forme de rigueur et de professionnalisme de notre part.

• Réception de la maquette (Annexe 13) :

• Après validation du devis avec Elis, ce dernier nous à envoyer une maquette à remplir afin qu’il puisse nous réalisés les tapis. J’ai aussitôt renvoyé la maquette avec la validation du dirigeant.

• Mail au fournisseur de la maquette (Annexe 14) :

• J’envoi par mail la maquette remplie

• Référencement du nouveau fournisseur (Annexe 15) :

• J’envoie une fiche de référencement au nouveau fournisseur afin de l’enregistrer dans notre base de données fournisseur

• Mise à jour de la base de données fournisseurs (Annexe 16) :

• Après le référencement de notre nouveau fournisseur, Elis, je le rajoute à notre base de données actuelle.

Productions réalisées en entreprise :

• Word

1. Fiche demande d’achat

2. Cahier des charges

3. Recherche internet fournisseurs

5. Mail demande de devis

6. Devis

7. C.R.O.C relance Tapis logo

• Excel

4. Tableaux de nouveaux fournisseurs

4 – BIS Tableaux de nouveaux fournisseurs

8. Tableaux de pondération multicritères

16. Base de données fournisseurs

• Outlook

9. Mail sélection du fournisseur au dirigeant

10. Devis validé

11. Mail acceptation Devis

12. Mail refus de Devis

13. Maquette

14. Mail avec maquette remplie

Productions réalisées sur PGI dans le centre de formation ou l'établissement :

• CEGID

• Fiche fournisseur

Problèmes rencontrés :

• Tapispersonnlisé.com na pas respecté le délai pour nous envoyer la demande devis

Solutions apportées :

• Une relance a été faite avec l’appui d’un CROC

Bilan

Apports pour la PME :

• Réalisation d’économie grâce à l’offre du nouveau fournisseur

• Le budget a été respecté

• Le délai des tâches a été respecté

• Le manager est satisfait du rendu du tapis avec le logo du restaurant

Bilan personnel :

• Savoir :

Prise d’initiative

• Savoir-faire :

Efficacité et gestion de l’outillage tout en respectant le budget.

Respect des attentes de mes responsables en fonction des demandes d’achats

• Savoir-être :

Rigueur, réactivité, aisance au téléphone grâce aux différentes relances.