Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion :

Gestion des clients, de la proposition commerciale à la relance des clients

☒ Réalisée

☐ Observée

Fiche de situation de gestion n° :

1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : 

Secteur d’activité : 

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T.1.2.1 Préparation de propositions commerciales

T.1.2.2 Préparation des contrats commerciaux

Dates de réalisation :

Quotidien pour la gestion client

Durée de la réalisation : 60 min par client pour l’ensemble du processus

Contexte de réalisation :

• Cadre général :

Nous installons des fermetures industrielles pour les professionnels et gérons également l’entretien de celle-ci.

Je suis assistante de gestion stagiaire au sein de la société et une de mes tâches est de saisir les propositions commerciales et les contrats commerciaux. Le dirigeant et le commercial vont aux rendez-vous client et me transmettent les informations nécessaires à la réalisation des documents sur notre PGI, ******.

Dans cette action, je me suis occupé de notre nouveau client : PM

• Acteurs qui interviennent dans l’activité :

J’assiste le dirigeant dans les tâches administratives pour suppléer la secrétaire-comptable présente une fois par semaine.

• Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :

Procédure : Grâce à mes compétences informatiques, j’ai pu maîtriser rapidement le PGI ***** avec l’aide de mon dirigeant qui m’a formé rapidement au début de mon stage.

Délai : Les clients attendent de nous de la rapidité et de la rigueur. Notre dirigeant nous impose de répondre aux clients dans un délai maximum de 48h suivant le dossier.

• Ressources :

Logiciel de l’entreprise ******** pour les propositions commerciales et WORD pour les contrats de maintenance.

Objectifs : Répondre aux clients le plus vite possible et satisfaire sa demande.

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) : 

Réseau : Ordinateur avec serveur interne, connexion internet, imprimante et téléphone.

Logiciels : Logiciel en ligne ********, Pack office 2010 (WORD), ******* (PGI du centre de formation)

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

Après son rendez-vous client, le commercial m’a transmis les éléments pour réaliser la proposition commerciale et le contrat de maintenance pour le client PM.

Sur ****** 

(Annexe 1) : la 1ère étape a été de créer le client et le contact. Je clique sur l’onglet « Tiers », puis « Nouveau tiers ». Une fois les renseignements remplis, je valide le tiers en cliquant sur « Créer tiers ». Je dois alors ajouter un contact afin de pouvoir correspondre avec le client en cliquant sur « Créer contact/adresse » puis je valide avec « Enregistrer ».

(Annexe 2) : après avoir créé le client, je vais dans « Commercial » pour créer le devis concernant la mise en conformité de l’atelier. Pour cela, je clique sur une nouvelle proposition et je saisie les éléments d’identité du devis tel que date, nom du client, conditions et moyen de paiement, etc. 1 fois ces informations rentrées, je valide et le brouillon génère un n° provisoire et donne accès au ligne des articles ou services. Etant donné que les demandes de nos clients sont diverses et variées, nous n’avons pas d’articles préenregistrés et nous créons les devis au cas par cas. Je rajoute donc une ligne avec le nouvel article et je saisie ces informations (description, tva soumis, prix H.T, quantité).

(Annexe 3) : Après avoir vérifié ma saisie, je valide la proposition et je l’envoie par mail au client et au dirigeant en copie.

J’imprime enfin une copie du devis et je créé le dossier papier du client.

(Annexe 4) : pour les contrats de maintenance, nous utilisons un modèle pré-saisi dans le réseau et nous l’adaptons à chaque client. J’ai donc saisi les informations telles qu’indiquées par le commercial puis j’ai vérifié ma saisie et je leur ai transmis par mail. J’ai ensuite imprimé une copie pour le ranger dans le classeur des contrats de maintenance. Au final, j’ai donc appelé le client pour m’assurer de la bonne réception des documents.

Sur *****- *****

(Annexe 5) : la 1ère étape a été de créer le client et le contact. Je clique sur l’onglet « Client », puis « Nouveau client ». Une fois les renseignements remplis, je valide le tiers en cliquant sur « Créer client ». Je dois alors ajouter un contact afin de pouvoir correspondre avec le client en cliquant sur « Créer contact/adresse » puis je valide avec « Enregistrer ».

(Annexe 6) : après avoir créé le client, je vais dans « ***** » pour créer le devis concernant la mise en conformité de l’atelier. Pour cela, je clique sur une nouvelle proposition et je saisie les éléments d’identité du devis tel que date, nom du client, conditions et moyen de paiement, etc. 1 fois ces informations rentrées, je valide et le brouillon génère un n° provisoire et donne accès au ligne des articles ou services. Etant donné que les demandes de nos clients sont diverses et variées, nous n’avons pas d’articles préenregistrés et nous créons les devis au cas par cas. Je rajoute donc une ligne avec le nouvel article et je saisie ces informations (description, tva soumis, prix H.T, quantité).

(Annexe 7) : Après avoir vérifié ma saisie, je valide la proposition et je l’envoie par mail au client et au dirigeant en copie.

J’imprime enfin une copie du devis et je créé le dossier papier du client.

(Annexe 8) : pour les contrats de maintenance, nous utilisons un modèle pré-saisi dans le réseau et nous l’adaptons à chaque client. J’ai donc saisi les informations telles qu’indiquées par le commercial puis j’ai vérifié ma saisie et je leur ai transmis par mail. J’ai ensuite imprimé une copie pour le ranger dans le classeur des contrats de maintenance. Au final, j’ai donc appelé le client pour m’assurer de la bonne réception des documents.

Productions réalisées en entreprise :

• Fiche client (****)
• Devis (******)
• Contrat d’entretien (WORD)

Productions réalisées sur ****** dans le centre de formation ou l'établissement :

• Fiche client
• Fiche article
• Devis
• Contrat de maintenance

Problèmes rencontrés : Aucun

Solutions apportées : Aucune

Bilan

Bilan professionnel

• Réactivité
• Bonne image pour le client

Bilan personnel

• J’ai réalisé ma tâche dans le temps imparti et je maîtrise correctement le logiciel de l’entreprise ainsi que ********.