Fiche de communication orale - prise de rendez-vous téléphonique

NOM et prénom du candidat

LASNE Etienne

Numéro de candidat

Fiche d’analyse de situation professionnelle

GRCF

Communication orale

Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

Fiche SP13

Modalité de réalisation

Avant la formation

Pendant la formation en établissement

Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

Août 2022

Condition de réalisation

En autonomie

Accompagnée

En observation

Activités concernées

Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact

Activité 1.2 Administration des ventes de la PME

Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Prise de rendez-vous par téléphone

Lieu, période et durée de réalisation  

Engie Solutions agence de Saint-Quentin pour une période de 20 minutes

Cadre de la Situation professionnelle

Lors d'un point avec toute l'équipe un vendredi, mon tuteur m'a confié la mission de prendre rapidement un rendez-vous pour la révision des 120 000km de son véhicule de fonction car le mardi de la semaine suivante il devait effectuer un long déplacement pour son véhicule.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

De communication orale

De communication écrite

Dans cette situation : j'ai dû faire face à deux contraintes une relationnelle qui était de comprendre et assimiler rapidement les informations pour une prise de rendez-vous et également une contrainte temporelle car je n'avais pas un créneau conséquent pour confirmer le rendez-vous.

Acteurs et relation entre les acteurs

Relation professionnelle entre moi en qualité d'assistant d'exploitation et mon tuteur qui est chargé de projet. Relation de coopération entre moi et mon tuteur pour prendre le rendez-vous au plus vite.

Objectif

Objectif de communication : Prendre le rendez-vous par téléphone, essayez d'obtenir le rendez-vous le lundi suivant et confirmer la prise de rendez-vous au tuteur.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

Contrainte relationnelle : Il était indispensable de faire preuve de compréhension.

Contrainte temporelle pour moi-même : Timing serré pour trouver un créneau pour prendre le rendez-vous

Contrainte temporelle pour le tuteur : Être dans l'attente de confirmation du rendez-vous pour effectuer sereinement le déplacement

Environnement numérique : Téléphone pour appeler le garage et prendre le rendez-vous ; Ordinateur pour confirmer par mail le rendez-vous au tuteur

Ressources à disposition

Ressources humaines : Moi-même

Ressources informationnelles : Transmettre les bonnes informations lors de la prise de rendez-vous

Ressources matérielles : Téléphone et ordinateur

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Outlook 1 = Mail de confirmation envoyé au tuteur

Productions réalisées

Ecrits professionnels produits

Oraux professionnels

Echange entre moi-même et l'interlocuteur = communication interpersonnelle au téléphone