Fiche Grcf (Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs): Maison S.A

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion : Administration des ventes 0 Réalisée

0 Observée

Fiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : MAISON SA

Secteur d’activité : Photographie numérique, retouche. Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

Facturation et suivi des règlements et des relances

Date de réalisation : 7 janvier 2013 Durée de la réalisation : 1 semaine

Contexte de réalisation

• Cadre général :

Je travaille en tant qu’assistante de gestion au sein de la société Maison à Paris. L’une de mes tâches récurrentes est la facturation, le suivi des règlements et la relance.

Je reçois les bons de commandes, crée et envoie les factures qui y sont relatives grâce au logiciel Sage Gestion commerciale.

Les dates d’échéance y sont toujours précisées, passé ce délai, j’envoie un premier mail de relance. Si je n’ai pas de réponse je me permets de renvoyer un second mail. Si je n’ai toujours pas de réponse à la fin de la semaine, j’appelle directement le client.

• Acteurs qui interviennent dans l’activité : Comptable.

• Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :

• Ressources :

Pour exemple nous utiliserons un bon de commande, une facture, un mail de relance.

Annexe 1 : Exemple de bon de commande

Annexe 2 : Exemple de facture

Annexe 3 : Exemple de relance par mail

Objectifs :

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

• Réseau : Internet.

• Matériel : Ordinateur, imprimante et téléphone.

• Logiciels : Excel, Mail, Sage 100 Gestion commerciale et Sage 100 Comptabilité.

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

• Réception du bon de commande :

- chercher le dossier papier relatif au bon de commande, puis le devis sur Sage Gestion commerciale.

- Transformer le devis en bon de livraison, puis en facture (à imprimer ou à joindre en PDF par mail)

• Envoi de la facture au client, attente de règlement :

- Envoi papier ou électronique avec une copie du bon de commande joint.

- Envoi d’un double de la facture à l’organisme de gestion

...