DOPS

FAST INTERIM

X
Assistante

        A l’attention de M. X
        Responsable de l’agence

        Sélestat,
        Le 15 décembre 2015

RAPPORT
Sur les résultats négatifs de l’audit

Annexes : Arbre des causes

Suite à la réalisation d’un audit organisé par la direction de l’entreprise, on a constaté qu’il y avait un problème d’illégalité en ce qui concerne les contrats et les dossiers. Ce constat a amené le responsable à devoir examiner la situation en identifiant les causes possibles de ces dysfonctionnements pour, pouvoir ensuite faciliter la recherche de solutions.

1. Présentation de la situation actuelle et identification des causes et des conséquences du problème.

1. Diagnostic de l’existant :

Il s’agit d’un problème qui concerne quatre types de causes. Ce sont des problèmes d’ordre de communication, organisationnelle, de gestion et de technique. C’est un problème important et urgent car celui-ci a un impact sur l’image de l’entreprise, il est donc nécessaire de pouvoir le résoudre rapidement.

1. Les causes du problème et les conséquences pour  l’organisation :

Il s’agit d’un problème de communication, d’organisation, de gestion et de technique. Sont en cause une surcharge de travail, de la démotivation des salariés, un manque de reconnaissance et un manque d’implication. Les conditions de travail sont insuffisantes et on constate également un manque d’attention dans l’entreprise.  Il y a des problèmes de répartition des tâches entre les salariés mais aussi une mauvaise organisation des tâches dans le temps. Il y a un manque de formation concernant l’utilisation de logiciels spécifiques à l’élaboration des bulletins de paie. Il y a une négligence des entreprises clientes. Les intérimaires de l’entreprise ne respectent pas les délais, les procédures des bulletins sont insatisfaisante, les opérations de relance ne sont pas rigoureuses ainsi que les opérations de relance pour les dossiers. Cela a des conséquences économiques, commerciales, juridiques et temporelles. En effet cela occasionne une perte de compétitivité, une détérioration de l’image de l’entreprise, des délais de paiement trop long, une productivité qui est remise en cause. Les dossiers et les contrats sont incomplets : mise en cause de la responsabilité de l’entreprise en cas de litige.

Après avoir élaboré un diagnostic complet, je vous propose les pistes de solutions suivantes.

1. Proposition des  solutions en fonction des objectifs et des contraintes

Il faudrait pouvoir informer les entreprises clientes de l’importance du respect des délais de retour  des contrats de travail mais également informer les intérimaires de l’importance du respect des délais de retour de documents. Pour cela on pourrait éventuellement les menacer de décaler les paiements.
Il faudrait revoir la procédure de réalisation des bulletins pour déceler les risques d’erreurs, à cet effet il faudrait créer  un formulaire de relevé d’heures avec un contrôle automatique des saisies. Il faudrait également formaliser les opérations de relance (périodicité, planification).
On pourrait réaliser une étude sur les conditions de travail dans l’entreprise afin de pouvoir améliorer le bien être et la motivation des salariés, c'est-à-dire par exemple revoir l’ergonomie des postes de travail, mettre des chèques vacances à disposition, organiser des sorties, des repas festifs…
On pourrait également proposer le recrutement d’une personne à mi-temps affecté à la gestion des dossiers en tenant compte des ressources financières de l’entreprise. Analyser la répartition des tâches dans le service et effectuer un découpage favorisant la responsabilité de chaque membre de l’équipe. Mais on pourrait aussi prévoir un système d’intéressement du personnel.

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