Communication orale: gestion des notes de frais

FICHE DESCRIPTIVE (épreuve ponctuelle)

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription :

Intitulé de la situation de communication :

Recueil de consignes sur la gestion des notes de frais.

☒ Vécue

☐ Observée

Fiche de situation de communication N° : 3

Identification

Raison sociale :

Secteur d’activité :

Fabrication et vente de matériels de levage à mobilité verticale.

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :        ☐ Accueil en face à face

☒ Communication orale interpersonnelle        ☐ Accueil au téléphone

☐ Communication orale de groupe        ☐ Accueil oral via les médias d’informations

Contexte de la situation

• Cadre général :

Je suis assistante de gestion au service après-vente au sein de la société X. Créée en 2006 elle est spécialisée dans la fabrication et la vente d’ascenseurs privatifs, monte-charge et monte escalier à destination des professionnels et des particuliers. Elle est située à Vincennes. Je travaille avec deux assistantes. Une de mes missions quotidiennes est de réceptionner les appels des clients privatifs qui ont des pannes sur leur appareil.

Aujourd’hui ma tutrice (Madame X) souhaite me confier la gestion des notes de frais. Elle me demande d’aller dans le bureau de Madame Y (Comptable) à 15h00 afin de m’expliquer la procédure car j’en aurais la responsabilité le mois prochain.

Objet de la situation 

Ma tutrice (Madame X) m’a confié la gestion des notes de frais qui était jusqu’à présent à gérer par Madame Y (comptable). Je la retrouve à 15h00 dans son bureau.

• Composantes de la communication :

• Acteurs : Madame Y (Comptable) Assistante (moi-même).

• Relation entre les acteurs : Une relation hiérarchique et professionnelle.

• Canal : face à face

• Lieu : dans le bureau de Madame X.

• Durée : 30 minutes

• Enjeux :  

Moi-même : Comprendre les consignes et réussir à reprendre la gestion des notes de frais afin de démontrer mes compétences. (Enjeux opératoires et relationnels).

Madame Y : Réussir à me transmettre le maximum d’explications pour que je comprenne le fonctionnement des notes de frais afin d’être opérationnelle et autonome rapidement. (Enjeux opératoires et relationnels).

• Forme de la communication :

Interne et interpersonnelle.

• Techniques et outils de communications utilisés :

Un bloc-notes, un ordinateur et un logiciel de gestion.

Contexte de la situation

Ma tutrice, Madame X, m’a confié la gestion des notes de frais. Elle me demande de se présenter dans le bureau de Madame Y (comptable) à 15h00, car jusqu’à présent c’est elle qui était en charge de cette tâche.

Il est 15h00, je me présente dans le bureau de Madame Y. Je la salue et lui dis que je venais de la part de Madame X. Elle me confirme que c’est moi qui vais reprendre le dossier des notes de frais à présent. Je souris et lui réponds que je suis un peu stressée. Elle me rassure et me dit de ne pas m’inquiéter, car il y a beaucoup de vérifications mais qu’au final les tâches sont simples et logiques.

Elle me met l’aise en me disant de poser mes affaires sur son bureau ensuite me demande de prendre le fauteuil de son collègue absent et de venir à côté d’elle. Une fois assise, elle commence par m’expliquer ce qu’est une note de frais. Ensuite elle enchaîne sur le processus de vérification. Elle me dit qu’il faut que les collaborateurs joignent obligatoirement les justificatifs. En cas d’absence, le remboursement est suspendu. Elle insiste sur l’importance des justificatifs, car en cas de contrôle de l’URSAFF la société pourra être pénalisée.

Nous commençons ensemble puis elle me demande de vérifier, seule, la note de frais suivante. J’appréhende un peu, mais je m’exécute. Je lui demande si la procédure de vérification s’applique à tous les salariés, elle me répond négativement en ajoutant qu’il y a deux procédures. Pour les cadres la procédure est différente, car ils ont une carte professionnelle. Nous recevons le relevé de la banque une fois par mois. Ils nous transmettent les justificatifs et les montants sont saisis sur la matrice qui se trouve dans le dossier commun. Au fur et à mesure des exemples, je commence à comprendre le principe.

Dans un dossier de remboursement, je m’aperçois qu’il manque un justificatif. J’interroge Mme X qui me répond qu’il faut contacter le salarié pour lui demander si c’est un oubli ou bien une perte du document. Je lui demande si une copie du justificatif ou un scan suffit, elle me répond négativement en soulignant que l’original est obligatoire pour le remboursement.

Elle me demande de revenir deux heures la semaine prochaine pour me former sur la saisie sur le logiciel Sage. Je lui réponds que je suis à l'UFA et que je pourrai revenir la semaine suivante. Elle acquiesce et me souhaite un bon après-midi. Je le remercie et regagne mon bureau.

L’évaluation de la relation

J’appréhendais la rencontre de crainte de ne pas être à la hauteur et surtout de la réaction de
Madame Y (comptable). Au final, tout c’est bien passé. J’ai gagné en confiance en moi et en autonomie.