GESTION DOCUMENTAIRE À L’INTERNATIONAL

CHAP 5 - GESTION DOCUMENTAIRE À L’INTERNATIONAL

        1-Les documents liés au transport

a) Documents en transport maritime : le connaissement

Le connaissement (ou Bill of Lading) apporte la preuve du contrat de transport et constate la prise de la marchandise (ou la mise à bord) de la marchandise par le transporteur anis que l’engagement de celui-ci à délivrer la marchandise contre remise de ce document.

Le B/L est émis par la compagnie maritime ou son agent, sur la base des indications du chargeur ou de son commissionnaire, généralement dans les 24h, grâce aux procédures informatisées des ports.

Il se présente sous la forme de 2 ou 3 originaux mas un seul original est signé et portant le nom de la personne qui vient retirer la marchandise.

La particularité du connaissement est d’être un titre de propriété des marchandises.

Il est transmissible par endossement. (par signature)

on distingue 3 formes de connaissements : 

• « à personne dénommée » : ils portent le nom du destinataire réel des marchandises
• « à ordre » désigné : la banque, le transporteur, l’intermédiaire commercial transmettront le droit de réclamer la marchandise au destinataire final par endossement
• « au porteur » ou à ordre endossé à blanc » : celui qui détient ce type de document,sans être désigné, peut récupérer la marchandise.

Les mentions du connaissement peuvent être :

• clean ou « net de réserves »
• dirty ou « surchargé »
• on board
• recleved for shipment : les marchandises ont été reçues pour embarquement mais elles ne sont pas à bord
• freight prepaid : le chargeur à déjà acquitté le montant du transport  
• freight to collect : le transport n’a pas été acquitté par le vendeur et devra être réglé par l’acheteur

Le connaissement de transport combiné couvre aussi les opérations de pré et post-acheminement terrestres.

b) Documents en transport aérien : la LTA

Air Waybill (AWB) en anglais, la LTA (lettre de transport aérien) est le document de base du transport aérien mais n’est pas obligatoire.

C’est à la fois la preuve du contrat de transport, la preuve de la prise en charge de la marchandise et le justificatif des prix.

La LTA certifie l’expédition effective une fois que la compagnie y a porté la date et numéro de vol. Contrairement au connaissement, la LTA n’est pas négociable et n’est pas un titre de propriété des marchandises.

Ce document est normalisé par IATA (International Air Trade Association)

C’est à l’expéditeur de rédiger et surtout signer la LTA.

En pratique, c’est l’agent de fret aérien qui établit le document en 3 exemplaires originaux plus des copies, à partir des informations transmises par le chargeur.

La LTA peut couvrir plusieurs transporteurs aériens successifs, assurés par des compagnies différentes. Elle peut aussi couvrir des transports combinés.

s’il y a groupage, il faut distinguer la Master Air Waybill (MAWB) qui est la LTA mère émise pour couvrir l’ensemble des expéditions du groupeur, et a House Air Waybill (HAWB) qui est la LTA domestique relative au lot expédié de chaque chargeur.

Les frais annexes mentionnés sur la LTA :

• AWA (Air Waybill) : frais d’émission à verser à l’agent
• PUA (Pick Up) : frais d’enlèvement à verser à l’agent
• CHC (Clearance Handling) : frais d’enregistrement à régler à la compagnie
• RAA (Dangerous Goods Surcharge) : taxe pour marchandises dangereuses à verser à l’agent
• IRC (Insurance Risk) : surtaxe de risque pour l’assurance à verser à la compagnie

c) Documents en transport routier : la CMR

La lettre de voiture CMR atteste non seulement de la prise en charge des marchandises en bon état si elle est nette de réserves, mais aussi de l’expédition à partir du moment où le transporteur y a apposé sa signature.

Elle est la matérialisation d’un contrat de transport de marchandises qui existe indépendamment de celles-ci. elle doit respecter la convention relative au contrat de transport de marchandises par route.

La CMR est émise en 3 originaux plus un nombre variable de copies et doit accompagner l’expédition.

C’est un document non négociable qui ne représente pas la marchandise.

Il n’est pas réclamé au destinataire.

        2- Documents administratifs et douaniers

1. la facture commerciale (invoice)

C’est la pièce maitresse des documents que l’exportateur doit établir.

L’acheteur en a besoin pour justifier le transfert de propriété et effectuer le paiement. 

Au dos de la facture, il est recommandé d’indiquer les conditions générales de vente export de l’entreprise.

Les éléments contenus dans la facture définitive doivent être conformes à celui était proposé dans l’offre commerciale matérialisée par la facture pro-forma.

En cas de paiement par crédit documentaire, le nombre d’originaux et de copies des factures doit être conforme aux exigences des documents à fournir pour l’ouverture du crédit documentaire.

Parfois, des factures consulaires sont exigées.

Emises par l’ambassade d’un pays importateur, elles permettent à ce pays de collecter les informations concernant la valeur, le volume, la quantité  et l’origine des marchandises.

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