DOPS Solevento

DOPS SOLEVENTO

PREMIERE PARTIE

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Camille MARTIN

Assistant de direction R&D

Directrice R&D

Adeline KERCHACHE

Le : 19 octobre 2012 

Objet : L’organisation actuelle de la gestion des revues

Madame KERCHACHE,

Vous m’avez demandé d’analyser l’organisation actuelle de la gestion des revues. Plusieurs grandes lignes s’en sont définies à l’issu de ce diagnostic :

1.  Les abonnements aux revues
2.  La procédure d’emprunt
3.  L’aménagement de la salle de documentation
4.  Les solutions et formations

D’après notre entretien préalable, j’ai pu établir en globalité les sujets à améliorer (annexe 2) et ainsi vous proposer tout un processus d’amélioration de la gestion des revues au sein de notre service.

1.  Les abonnements aux revues

Dans un premier temps, une période test d’alternance des versions des revues peut être envisagée. Il s’agirait de combiner les revues en version papier et en version électronique. Cela permettrait de constater le niveau de consultation des revues et les préférences du personnel.

L’objectif est d’amener progressivement l’ensemble du personnel vers une dématérialisation des documents, notamment des revues afin moderniser et de dynamiser le service grâce aux nouvelles technologies via l’investissement de nouveau matériel et au développement de logiciels informatiques. Cela permettra également de diminuer les coûts relatifs au recyclage, au traitement des déchets et à la rémunération du personnel en charge.

Il est donc question de :

• L’abonnement à deux revues uniquement
• Recevoir les revues électroniques directement sur notre poste informatique
• Se connecter en ligne via un mot de passe ou adresse IP
• La possibilité de consulter en libre-service les revues en version papier en salle de documentation

Un tableau récapitulatif des coûts estimés a été établi pour budgétiser l’ensemble des opérations (annexe 1).

1.  La procédure d’emprunt

Pour remédier aux problématiques rencontrées concernant le cahier d’emprunt, il est indispensable de revoir tout le processus d’emprunt des revues papier.

Tout d’abord, la mise à jour et la clarification de la procédure d’emprunt est nécessaire. En effet, il a été constaté que le cahier d’emprunt n’est pas, peu et/ou mal remplis. Ce document constitue la base même de la gestion des revues, un nouveau modèle est donc impératif (annexe 6).

De plus, un outil d’aide à la gestion supplémentaire et informatique s’inscrit dans la démarche de dématérialisation des documents. Le logiciel de gestion de la documentation Papyrus 2000 permettrait de cataloguer tous les types de documents dont nous disposons.

1.  L’aménagement de la salle de documentation

Malgré notre objectif premier de basculer sur des revues uniquement électroniques et gérer la documentation informatiquement, il convient tout-de-même de disposer d’un accès facile aux revues en version papier.

Plusieurs membres du personnel consultent encore sur place des documents papier en salle de documentation mais les conditions de lecture ne sont pas réunies.

De ce fait, un réaménagement de la salle a été envisagé (annexe 4) et estimé (annexe 5) afin de rendre le lieu plus convivial, agréable et lumineux.

Le remplacement du matériel informatique et de reproduction des documents était indispensable. L’investissement dans un nouveau matériel moderne, tout équipé et connecté au réseau permettrait aux chercheurs de travailler dans de meilleures conditions qui gagneraient un temps considérable.  

Il serait également utile et judicieux d’afficher la procédure d’emprunt dans la salle de documentation de façon assez visible (format A3 par exemple) afin de la rappeler aux chercheurs.

1.  Les solutions et formations

La dématérialisation des documents au sein de tout un service nécessite un processus complet d’adaptation et de mise en place.

Pour se faire, des formations informatiques et administratives peuvent être envisagées dans un second temps afin d’informer et de prévenir les risques et dangers potentiels.

Le budget prévisionnel que vous m’avez annoncé au préalable de 3000€ pour la totalité des opérations a bel et bien été respecté et détaillé en annexes.

Nous pouvons discuter de ces propositions de solutions et d’en envisager d’autres lors d’un rendez-vous.

Je me tiens à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Cordialement,
L’assistante de direction
Camille MARTIN

Pièces jointes :

• 1 : Coûts des abonnements
• 2 : Diagramme d’Ishikawa
• 3 : Matrice MOFF
• 4 : Plan d’aménagement
• 5 : Calcul des coûts
• 6 : Procédure

ANNEXE 1 : COUTS DES ABONNEMENTS

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