La note

LA NOTE

Rédaction et présentation

1. La note : définition

La note est un document écrit, interne à l’organisation, qui établit une communication le plus souvent descendante (de la hiérarchie vers les subalternes).

1. Les types de notes

Il existe essentiellement deux types de note : la note d’information et la note de service.

2.1- La note d’information

Comme son nom l’indique, la note d’information transmet, à un certain nombre de personnes, une information relative à la vie d’un établissement ou d’un service, un renseignement ou un message qui n’a pas de caractère obligatoire. Elle n’est pas signée.

Le style de la note doit être clair, concis et impersonnel. On ne doit pas s’adresser directement au destinataire (ex : « la présence de chacun est souhaitable »). La forme passive est en général utilisée.

2.2- La note de service

La note de service donne ou rappelle des ordres, des consignes, ou décrit un processus, une procédure. L’émetteur est un supérieur hiérarchique, le récepteur est tout ou partie du personnel. Le message est normalement suivi d’une mise en exécution. Elle revêt donc un caractère obligatoire. Elle est signée.

Le ton est direct, injonctif (donne un ordre précis et formel) et personnel. L’émetteur parle souvent en son nom et utilise donc le « je ». (ex : Je rappelle aux personnes non vaccinées, qu’à partir du 15 septembre 2021, elles devront présenter le justificatif d’un schéma vaccinal complet afin d’éviter la suspension de leur contrat de travail. »)

Qu’elle soit d’information ou de service, la note doit être concise (se limite à l’essentiel du message à transmettre) mais complète. Le message doit être clair (vocabulaire précis).

1. Les mentions de la note

❶ L’entête simplifié de l’établissement

❷ La mention « note d’information » ou « note de service » (titre), suivie d’un numéro d’ordre

❸ Les coordonnées de l’émetteur (nom, fonction, service, etc…)

❹ Les coordonnées du ou des destinataire (service, fonction du personnel concerné, etc…)

❺ Le lieu et la date d’émission

❻ La désignation de l’objet

❼ La qualité de l’émetteur, ses nom et prénom (ou initiales)

1. La présentation de la note

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1. La diffusion de la note

La diffusion se fait par support papier, par courrier électronique ou encore par affichage sur des panneaux prévus à cet effet.

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