Fiche communication écrite GRCF

NOM et prénom du candidat

CHEIRAUD Ilona

Numéro de candidat

<NumeroCandidat>

Fiche d’analyse de situation professionnelle

N°2 GRCF

<Prob2> Communication orale

<Prob3> Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

<SP1>

Modalité de réalisation

<MOD1> Avant la formation

<MOD2> Pendant la formation en établissement

☑ Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

<Novembre>

<2022>

Condition de réalisation

☑ En autonomie

<COND2> Accompagnée

<COND3> En observation

Activités concernées

<ACT1> Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact

<ACT2> Activité 1.2 Administration des ventes de la PME

<ACT3> Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

<ACT4> Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

<ACT5> Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

🗹  Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Création fiches engagements pour les apprentis interne.

Lieu, période et durée de réalisation  

CFA Saint Jo Formation, service comptabilité, en septembre 2022, vendredi matin.

Cadre de la Situation professionnelle

Saint Jo Formation qui est un organisme de formation, spécialisée dans l’enseignement par alternance pour des apprentis âgés de 16 à 29 ans, le CFA peut donner des formations polyvalente ou spécialisée (hôtellerie), menant aussi bien aux diplômes du CAP, du Baccalauréat professionnel qu'aux diplômes de l'enseignement supérieur, comme le BTS ou BACHELOR, qui compte environ une quarantaine de salariés qui est implantée à Epinal.

Mon poste est celui d’assistante administrative. J’ai pour mission de remplir les contrats (CERFA + Convention) des apprentis pour ensuite les envoyés aux entreprises pour qu’ils les complètent, signe et les déposes sur leurs portails OPCO pour avoir la prise en charge, j’assiste aux rendez-vous d’inscriptions, j’effectue des salons et des portes ouvertes pour développer l’offre et la demande, mise en contact avec les apprentis et les entreprises pour les renseigner ou leurs demander des informations…

Mon bureau est situé dans celui de ma tutrice qui est secrétaire du CFA. J’ai deux écrans d’ordinateur, une imprimante et un téléphone à ma disposition. Saint Jo Formation à dans son effectif environ 42 salariés et moi-même en contrat d’apprentissage.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

De communication orale

De communication écrite

Madame Dominique COSTE, Comptable, est en charge de créer des fiches d’engagement pour les personnes étant apprenti interne. Ces fiches servent pour que les apprentis interne renseignent combien de repas et/ou de nuits prennent-ils dans le centre de formation ou dans leurs entreprises, ce qui permet ensuite à la comptable de générer les factures. Ma mission est de créer ces fiches pour plusieurs apprentis interne, pour ensuite leurs envoyer.

Acteurs et relation entre les acteurs

Acteur n°1 : CHEIRAUD Ilona, apprentie BTS GPME

Acteur n°2 : COSTE Dominique, Comptable

La relation entre Mme COSTE (comptable) et moi (apprentie GPME) est une relation hiérarchique.

Objectif

Mon objectif est donc de créer ces fiches d’engagement à l’aide d’un modèle pour connaître le nombre de repas et de nuit que passeront les apprentis que ce soit au sein du centre de formation ou en entreprise.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

Financière : respecter les conditions de facturation des différents parents (échéance, moyens de paiement, nombres d’exemplaires).

Matérielle : pour facturer un parent, il faut s’assurer d’avoir toutes les fiches d’engagement, bien compléter sans oublie et avec un RIB pour les paiements mensuel mentionné sur notre fiche.

Organisationnelle : s’assurer de recevoir les fiches assez rapidement pour établir les factures et suivre la procédure.

Temporelle : réaliser la facturation dès la réception de la fiche d’engagement et s’assurer que les parents respectent les dates d’échéances de paiement.

Ressources à disposition

Excel, Word, Outlook.

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Productions réalisées

Word : J’ai réalisé des fiches d’engagement pour les étudiants.

Ecrits professionnels produits

Outlook : J’ai produit un mail pour les étudiants pour leurs expliquer la fiche d’engagement et je leurs est noté les prix totaux à l’année pour un certain nombre de repas et de nuit que ce soit au centre de formation ou en entreprise.

Oraux professionnels