Fiche communication

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion :

Contrôle des achats et des règlements

☑ Réalisée

□ Observée

Fiche de situation de gestion n° :1

Cadre de la réalisation

Raison sociale :

Secteur d’activité :

• Construction de bâtiments neufs
• Maintenance

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

C231.1 s’assurer du respect de la procédure du contrôle des livraisons

C231.3 Veiller aux règlements des fournisseurs

Dates de réalisation :

Le 06 et le 07 août 2018

Durée de la réalisation :

4 heures

Contexte de réalisation 

• Cadre général :

Une fois par semaine, l’assistante de gestion enregistre les bons de livraison et contrôle, enregistre et donne l’ordre de règlements des factures

• Acteurs qui interviennent dans l’activité :

L’assistante de gestion

• Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :

Tout bon de livraison non chiffrés empêche l’enregistrement

Tout problème sur une facture (pas de BL, sommes en € qui ne correspond pas) ralenti le contrôle de la facture donc le paiement.

• Ressource :

Bons de livraison, factures

Objectifs :

• Enregistrer et contrôler les bons de livraison
• Enregistrer, contrôler, donner l’ordre de règlements des factures

Environnement informatique :

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

• Classer l’ensemble des BL dans le trieur par chantier
• Agrafer ensemble les BL ayant le même numéro de commande
• Ouvrir le logiciel de gestion PROGIB
• Aller dans achats > commande > saisie des commandes
• Saisir le numéro de commande de la livraison à enregistrer
• Faire entrée
• Contrôler l’état des commandes

 ① Si livraison> commande avec réception partielle du matériel > retrouver et regrouper l’autre BL

 ② Si terminée > retrouver la facture correspondante

• Cliquer sur saisir la livraison
• Saisir le numéro du bon de livraison > faire entrer > F8
• Sélectionner le numéro de commande> faire F5 > le point vert s’affiche
• Vérifier les quantités livrés > Si erreur, aller sur l’article concerné> faire F4> modifier la quantité livré (indiqué sur le BL)
• Faire entrer pour enregistrer la modification
• Faire ECHAP pour sortir du tableau> après contrôle> ECHAP
• Cliquer sur enregistrer
• Faire ECHAP> le statue doit être passée de validée à terminer ou livraison (si livraison partielle)
• Barrer le bon de livraison, elle est terminé, si incomplète, barrer le BL et noter partielle
• Trouver la facture correspondante si BL terminé et les agrafer
• Aller sur Divaldo infinity> achats> facturation> saisie des factures d’achat
• Enregistrer une facture en cliquant sur le symbole « + »
• Chercher le fournisseur en faisant le tiret du 6 > trois première lettre du fournisseur>F8
• Sélectionner fournisseur > renvoyer les données
• Mettre numéro de pièce (numéro de facture) > entrer
• Mettre la date de la facture > le prix HT > entrer
• Vérifier le prix TTC qui s’affiche automatiquement
• Cliquer sur pointage BL > trouver numéro de commande correspondant>faire F5 pour le sélectionner
• Faire deux fois ECHAP
• Ventiler la facture avec F6 si les totaux correspondent
• Faire entrer et ECHAP
• Cocher la case bon à payer si tout correspond > faire entrer pour donner l’ordre de règlement
• Barrer la facture > noter le numéro de chantier et numéro de semaine

Productions réalisées en entreprise *:

*Indiquer le document réalisé sur tableur. Le fournir en mode données et en mode formules

Productions réalisées sur PGI* dans le centre de formation ou l'établissement :

*Préciser le nom du PGI

Problèmes rencontrés :

Certains bon de livraison ne sont pas chiffré, donc ne peuvent pas être enregistré et contrôler.

Certaines factures non pas de bon de livraison, elles ne peuvent pas être enregistré, contrôler et payer

Une facture peut avoir un mauvais prix HT (prix trop élevé, produit facturé non commandé …)

Solutions apportées :

 Je les redonne au conducteur de travaux pour qu’il puisse, le faire

Je les donne au conducteur de travaux pour qu’il puisse demander le BL ou me donner l’accord de paiement

Si la différence est de moins de un euros, je fais pointage de prix et je fais directement la modification

Si la différence est de plus d’un euros, je vois avec le conducteur de travaux si il accepte le paiement, sinon je fais une demande d’avoir et classe la facture dans « facture litige »

Bilan

Apports pour la PME :

Il est important de vérifier les BL et les factures car une erreur peut apporter une perte financière.

Bilan personnel :