FICHE E4 ACCUEILLIR ET INFORMER

Intitulé de la situation :

Accueil participants réunion interzone

Type de situation (cf. les 9 situations définie par le programme de l’examen p.12) :

Accueillir et informer

Contrôle de la composition du dossier :

-4 situations présentées de nature différentes……………………………………...........OUI NON

-dont une « relative à la collaboration avec le(s) manager(s) …………………….........OUI NON

-donc deux dans un contexte international mobilisant une langue étrangère…….......OUI NON

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : SNCF

Adresse : 37 Avenue de Lyon 31079

Activité : transport ferroviaire Département ou service : infrastructure

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

La SNCF est une EPIC (Entreprise Publique à caractère Industriel et Commercial). Elle est divisée en activités : « Voyageur », « Traction / Matériel » et « Infrastructure ».

Mon service fait partie de la branche de l'Infrastructure, organisée en deux activités « Transport » et « l’Équipement ». Mon service se trouve dans la partie Équipement, qui se décompose à nouveau en deux activités « territoire » ou « logistique ».Il s'intitule, Unité de Production SES Toulouse Sud.Son champs d'action s'étend sur 4 départements, avec un effectif d'une centaine d'agents.Au sein de cette UP, j'assiste le chef de service et ses 3 assistants.

Mon manager a un leadership que l’on pourrait qualifier de participatif, car dès lors qu’une décision doit être prise, il demande l’avis en réunion la plupart du temps et donne les raisons de la décision choisie.

C’est un manager proche de ses agents qui répond à toutes les questions. Il fait part des éléments qui ne le satisfont pas, mais en contrepartie, il dit également lorsque le travail effectué est de bonne qualité.

Contexte organisationnel :

I/ Les raisons de ces réunions

Tous les ans, à la même période de l'année (au mois de Janvier), une réunion à lieu entre le service espagnol et le notre. Le but de ces réunions, est de faire le point sur les travaux et la maintenance à venir dans l'année.Nous assurons la maintenance des installations espagnole et vice-versa.

II/ Déroulement de ces réunions

Lors de réunion, généralement, tous les participants se rendent à nos bureaux, boivent le café, puis nous partons ensemble à la salle de réunion.

Lorsqu’elle se déroule en France, les participants français se rendent à la salle de réunion avant l’arrivée des participants espagnols.

III/ Le rôle de l'assistante manager

Il est alors à la charge de l’assistante d’accueillir ces derniers (leur ouvrir le passage, les guider jusqu’à la salle de réunion réservée, et leur présenter l’emploi du temps de la journée).

Puis une fois cela fait, chacun s’installe où bon lui semble et la réunion peut débuter.

Lorsqu’elle se déroule en France, c’est alors l’assistante française qui se charge du compte rendu (prise de note, rédaction, et diffusion).

Contexte relationnel

• Composantes

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