Bts bloc 4

Chapitre n°1

Démarche opérationnelle :

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1.  Le Système d’Information (souvent appelé SI)

L'information constitue une matière première susceptible de diminuer l'incertitude sur l'environnement de l'entreprise, de lui apporter de la valeur ajoutée et une meilleure compétitivité. Elle permet à son détenteur d'agir et de décider.

Une information de qualité doit-être :

• Pertinente (adaptée aux besoins)
• Exhaustive (complète)
• Fiable / exacte (de sources de confiance)
• Actuelle (mise à jour régulièrement)
• Disponible (facilement accessible)
• Lisible par l'utilisateur
• Précise et objective

L'information c'est l'interprétation (attribution d'un sens) d'une ou plusieurs données par une personne ou une organisation dans un contexte défini.

Une donnée est une constatation du réel à l'aide de symbole susceptible d'être compris.

2.  La représentation du SI

• Le flux d'info

Le flux d'information c'est un échange d'informations entre deux acteurs pour mener à bien une activité ou un ensemble d'activités au sein d'un processus.

L'activité est un ensemble de tâches réalisées de façon autonome par un même acteur lors d'une étape de déroulement du processus. Les acteurs utilisent des ressources et interviennent à l'occasions d'évènements déclencheur internes, externes ou temporels.

Le processus est une séquence organisée d'activités connexes (sujets qui sont reliés au même sujet) qui, ensemble produisent un résultat créateur de valeur pour les clients. Ils comportent des éléments entrants mesurables et des éléments de sorties mesurables. Il a un caractère reproductible.

• Évènement et résultat

Le flux d’information :

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        Facture                            Transmission[pic 16]

Dans un diagramme événement - résultats chaque acteur est représentés par une colonne.

3.  Les bases de données

Une base de données permet de stocker sous forme structuré un certain nombre de données du SI (système d'information) d'une PME.

Des logiciels appelés systèmes de gestion de base de données (SGBD) permettent de créer, gérer et interroger des bases de données.        

4.  La gestion de l’archivage des documents

• Typologie des cycles et vie des documents

On distingue des natures de documents différentes :

• Documents nativement numériques
• Documents numérisés/scannés
• Documents non numériques

• Cycle de vie d’un document

Création – Traitement – Diffusion – Conservation – Destruction

• Le format d’un document

Respecter le format, le nommage, l’utilisation de format ouvert et de format standard.

5.  Les concepts de l’archivage

• Les objectifs et les enjeux (répondre à 4 objectifs)

• Besoins opérationnels
• Obligations légales
• Constituer des preuves juridiques (si litige)
• Préserver la mémoire de l’ENT

• Les concepts de l’archivage

• Les objectifs et les enjeux
• Les catégories d’archivage (courantes / intermédiaires / définitives)
• Les aspects juridiques de l’archivage  

En cas de contrôle s’ils refusent les documents numériques : relève du décret 2016-1673 du 05/12/2016

6.  La GED (Gestion Électronique des documents)

• Définition et objectif de la GED

La GED est un ensemble d’outil et de technique qui permettent à l’aide d’application informatiques, de répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise au cours du cycle de vie des documents.

Elle sert de support documentaire aux processus métier et permet d’améliorer le travail collaboratif tout en réduisant les coûts.  

• Les fonctions de la GED

• Le plan de classement

Le plan de classement en GED est indispensable il permet de localiser rapidement les données recherchées.

• Le SAE (Système d’Archivage Électronique)

Il est complémentaire de la GED, il l’entour dans la conception du logiciel.

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7.  Les ressources informatiques

Pour assurer leurs gestions au quotidien les PME disposent de différentes ressources informatiques qui fonctionnent généralement en réseau.

• Les éléments d’un réseau informatique

Définition : Le RI (Réseaux Informatique) c’est l’ensemble des équipements informatiques reliés entre eux afin de permettre aux utilisateurs de communiquer, de partager des ressources et d’accéder à des services en ligne.

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