Fiche E4, communication professionnelle en français et en langue étrangère

BTS Assistant de Manager

Session 2017

EPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ETRANGERE

Fiche de situation n°: 5

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription :

Langue vivante choisie lors de l’inscription : Français

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

X

Observée

Date : 22 novembre

Intitulé de la situation : Mise à jour d’un tableau de suivi du courrier

Catégorie de situation (cocher la case correspondante)

Collaboration avec le manager

Accueil et information

Négociation ou médiation

Autre situation

X

Type de situation (cf. liste des 9 situations définie par le programme de l’examen) :

Recueillir des consignes de travail du manager

L’ORGANISATION CONCERNEE

Nom : Mairie Aucamville

Adresse : 

Activité : Satisfaire les besoins quotidiens de la population

Département ou service : 

Direction Général des Services

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

L’activité principale de la Mairie d’Aucamville est de satisfaire les besoins quotidiens de la population. C’est une Collectivité territoriale crée en 1981, et emploi 170 agents dont 12 services.

La collectivité territoriale est situé sur la place Jean Bazerque à Aucamville.

La collectivité a plusieurs partenaires comme, l’Etat, la Gendarmerie, autres collectivités territoriales, des Associations, le Conseil Départemental de la Haute Garonne, la Caisse d’Allocations Familiales et Toulouse Métropole.

J’étais au service Direction, sous la responsabilité de Mme TREIL, Assistante de direction de Monsieur le Maire et de M. FELTRIN ;

le maire de la commune d’Aucamville, son style de direction est plutôt autoritaire et délégatif car il délègue les tâches aux agents mais tout en étant autoritaire.

Ma tutrice Mme TREIL a un style de direction plutôt participatif car il existe un travail d’équipe, les objectifs et les décisions sont définis en groupe.

La mise à jour du tableau de suivi du courrier est une tâche demandé par M. FELTRIN à Mme TREIL pour assurer la réponse à toutes les demandes de la population.

Contexte organisationnel :

• Environnement interne

La Mairie est répartie en 3 parties, le rez-de-chaussée, le 1er étage et une partie extérieure.

Donc 12 services au total, le service accueil, le service communication, le service ressources humaines, le service finance et marchés publics, le service culturel – sport – vie associative, le service éducation jeunesse, le service entretien ménager, le service restauration, le service petite enfance, le service technique urbanisme et environnement, le service police, le CCAS Interventions sociales.

Les bureaux sont des espaces fermés.

Tous les postes de travail sont équipés d’un ordinateur doté des principaux logiciels de bureautique, un réseau commun, un navigateur internet et d’un téléphone.

Le matériel commun est composé d’une imprimante, une photocopieuse, un scanner et les fournitures de bureau.

Le matériel mis à ma disposition est un ordinateur avec accès à Internet et au réseau interne, des documents papiers contenant des informations sur l’entreprise.

Mme TREIL est chargé de travail car dernièrement il y a beaucoup de Conseils Municipaux ce qu’entraine à une charge de travail supèrieur. Mme TREIL a comme habitude toutes les semaines de mettre à jour le tableau de suivi du courrier, mais comme en ce moment elle est très occupé, elle m’a délégué cette tache qui n’as pas été faite depuis à peu près 2 mois.