Fiche ACRC La Communication Professionnelle écrite

Fiche 2

LA COMMUNICATION PROFESSIONNELLE ECRITE

• L’écrit reste le support privilégié des entreprises dans leurs relations externes et internes. Celui –ci sert de preuve.

• L’écrit est un vecteur d’information rapide et d’image.

I . PRINCIPES DE BASES

• La lisibilité : Respect des règles de syntaxe, d’orthographe et surtout des règles de ponctuation. Utiliser des phrases courtes et des mots simples. Eviter le jargon technique et bannir le langage familier.

• La présentation des écrits professionnels : chaque type d’écrit a des normes qu’il faut respecter. Aérer le texte, de l’équilibrer sur la page et justifier à droit et à gauche. Utiliser une police classique.

II . Les écrits pro externes

• La lettre commerciale : Le principal vecteur de la communication des entreprises, elle participe à la diffusion de son image. En général elle est rédigée sur papier à en tête qui reprend logo et chartre graphique de l’entreprise. Certaines mentions obligatoires (cf. annexe 1)

• Le publipostage : (mailing) : Proposition commerciale envoyé à un client ou à un prospect à son adresse postale.

Son contenu : Une enveloppe porteuse, une lettre commerciale nominative, un coupon pour le retour ou un bon de commande, un petit dépliant, une enveloppe retour.

Les nouvelles technologies ont permis de créer des publipostages plus rapides (fax-mailing, e-mailing, sms-mailing).

NB : cette technique de communication sera développée dans une fiche méthode à venir.

III. Des écrits professionnels internes

• La note de synthèse :

-Objectifs : faire le point sur une situation en synthétisant des informations issues de plusieurs documents.

-Principes : Au nombre de 3, mise en page soignée et professionnelle, titres et sous-titres apparents, mots clefs soulignés. Ce n’est pas un résumé, intro, développement, conclusion. L’auteur doit être objectif.

-Mentions obligatoire : cf. annexe 2

• La note de services ou note d’information :

-Objectifs : transmettre des ordres, des consignes ou des renseignements à plusieurs destinataires à la fois.

-Principes : 3 principes : texte court qui va l’essentiel (1 page maximum), style impersonnel direct, objet et sujet.

-Mentions obligatoires : cf. annexe 3

• Le compte rendu :

-objectifs : résumer de façon objectives des événements ou le contenue d’une réunion, il sert à garder une trace de ce qui a été vécu et garder une trace pour les personnes absentes.

-principes : 3 principes : texte relativement court 3-4 pages, textes

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