Fiche de grcf

Contexte de réalisation : réactualiser les relances 2014 - 2015

Cadre général : Je travaille en tant que assistante de gestion au sein de la société . J'ai eu l'occasion de réaliser deux mission totalement différentes qui sont la commande et la facturation. Tout d'abord j'ai observé l'assistante commerciale reçoit les bon de commande.

Les clients signent les devis afin d’assurer leurs service. Si les clients sont intéressé ils signent le devis et ensuite reçoivent des factures à la fin de chaque prestation afin d’indiquer le montant dû. Ce montant est fourni par la direction. Il doit mettre en place l’envoi des factures et en assurer le suivi. Il est donc responsable de la facturation et de traiter les relances des impayés.

Je suis sous la responsabilité du directeur de la société qui me donne les indications pour réaliser la facture.

Acteurs qui interviennent dans l’activité : l’assistante commercial, la dirigeante qui est elle même le comptable.

Objectifs :

L’objectif de ma mission est d’automatiser la facturation afin d'éviter les erreurs de saisie, les omissions et réaliser un gain de temps.

Il s’agit aussi de maintenir la relation commerciale.

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels): C’est un réseau local des ordinateurs de l’entreprise.

Matériel : Un ordinateur, une imprimante

Logiciel : Le tableur Excel version 2007, Le progiciel EBP.

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

1. Je récolte tout d’abord des informations relatives sur les clients dans le réseau et le mail de la société. Ensuite Je cherche le dossier papier relatif au bon commande puis le devis sur EBP.

2. Je cherche le devis en fonction du nom du client ou de la société dans le PGI EBP, je sélectionne le devis qui correspond à la facture, puis je le transforme en facture.

3. Enfin, j'envoie par courrier la facture au client et avec une copie du bon de commande joint.

Certains clients oublient de ne pas payer leur facture donc j’étais amenée à faire un courrier de relance quand il s’agit d’une grosse somme.

1. Tout d'abord, la comptable saisie les factures impayés et me les confie en format papier.

2. Ensuite, je rédige un courrier en précisant bien les sommes impayés par le client.

Productions réalisées en entreprise *:

Facture sur EBP, document de liaison devis.

Des lettres de relance,

La conduite d’un courrier de relance,

Problèmes rencontrés : Manque d’informations sur les clients

Bilan

Apports

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