Fiche GRCF - Procédure de suivi des achats

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

DUBUC Sophie

N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion :

Procédure de suivi des achats

☒ Réalisée

⬜ Observée

Fiche de situation de gestion n° : 2

Cadre de la réalisation

Raison sociale :

AG2R LA MONDIALE

Secteur d’activité :

Biens et services

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T23.1 Contrôle des achats et des règlements

T23.3 Information au chef d’entreprise

Dates de réalisation : 04/11/2013

Durée de la réalisation : 1 mois

Contexte de réalisation : 

• Cadre général : 

Au sein de mon service le PAQ (Pôle Assistantes et Qualité), en tant qu’assistante de gestion je m’occupe du contrôle des achats et des règlements avec ma tutrice Isabelle Vallier. Nous réceptionnons, contrôlons, validons les factures de nos différents fournisseurs grâce aux outils CODA et COGNOS. Ensuite, nous tenons informé le directeur tout au long de l’année avec deux points forts en juin et en décembre. En juin, nous ré-estimons le budget de l’année pour demander ou non un réapprovisionnement du budget et en décembre nous faisons le bilan de l’année et demandons une estimation du budget de l’année N+1.

• Acteurs qui interviennent dans l’activité :  

Les assistantes du PAQ,  moi-même assistante de gestion et le directeur adjoint du site de Chartres Monsieur Poirier.

• Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :

Une contrainte temporelle : Nous devons vérifier et contrôler les factures chaque mois.

Une contrainte organisationnelle : Toutes nos factures sont dématérialisées chez un prestataire à Lille. Nous ne les recevons jamais sous format papier. Nous validons donc toutes les factures à travers les outils CODA et COGNOS ce qui engendre ensuite le paiement de façon automatique par notre service comptabilité de Marseille.

Une contrainte financière : Pour les factures au-delà de 2000 €, il est indispensable d’avoir l’approbation du responsable N+1. Nous demandons donc l’accord de notre directeur adjoint

M. Poirier Laurent. Nous devons également veiller à ne pas dépasser le budget prévisionnel qui nous est accordé chaque année.

• Ressources : 

Ressources humaines : Lors des premières commandes à valider et vérifier, Isabelle, ma tutrice, m’a expliquée comment procéder, les pièges à éviter, comment vérifier que le bon montant est bien imputé sur la bonne UB (unité budgétaire), ainsi que la procédure à effectuer pour tenir informé

M. Poirier sur l’évolution du budget de l’année en cours et des factures payées.

Ressources matérielles : Les outils CODA et COGNOS, les factures dématérialisées.

Objectifs :

➢ Respecter les délais et la procédure ;

➢ Respecter le budget ;

➢ Vérifier et valider les factures dans les outils CODA et COGNOS ;

➢ Informer le directeur adjoint de l’évolution du budget.

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

➢ Matériels : Ordinateur, imprimante.

➢ Logiciels : WORD – EXCEL – CODA - COGNOS

➢ Réseaux : Intranet - Internet

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

➢ réception de la facture dématérialisée sur CODA ;

➢ contrôle de la facture (montant, conformité) ;

➢ validation de la facture selon la procédure ;

➢ une fois la facture validée et approuvée dans l’outil CODA, je la retrouve sous l’outil COGNOS (intranet) grâce à un système de « workflow » ;

➢ suivi du budget dans COGNOS où je retrouve toutes les factures validées ;

➢ nouveau contrôle de la facture sur COGNOS ;

➢ mise à jour du tableau suivi du budget ;

➢ comparaison entre le tableau de suivi du budget et COGNOS afin que les deux soient équilibrés;

➢ une fois la facture validée, le paiement peut-être effectuée par le service comptabilité de Marseille (soit par virement, soit par chèque). En effet, une nouvelle directive d’AG2R LA MONDIALE a été mise en place pour plus qu’aucun moyen de paiement ne circule dans les CG (Centres de Gestion), tous les paiements sont centralisés à Marseille ;

➢ les factures supérieures à 2000 € doivent obligatoirement être approuvées par M. Poirier ;

➢ information au chef d’entreprise grâce à une note d’information par mail concernant le suivi du budget.

Productions réalisées en entreprise *: 

• Note explicative de l’outil CODA
• Note explicative de l’outil COGNOS
• Tableau de suivi du budget (EXCEL) 
• Note d’information au chef d’entreprise

*Indiquer le document réalisé sur tableur. Le fournir en mode données et en mode formules.

Productions réalisées sur PGI* dans le centre de formation ou l'établissement :

*Préciser le nom du PGI

Problèmes rencontrés :

Il arrive parfois que l’intitulé de la facture soit erroné.

Il se peut également que la facture ne soit pas imputée sous la bonne UB.

Il faut donc veiller à vérifier tous les éléments de la facture avant validation.

Solutions apportées : 

Dans ce premier cas nous la retournons au fournisseur pour qu’il nous en établisse une nouvelle.

Dans le second cas nous le signalons à notre partenaire de Lille qui modifie l’unité budgétaire et nous renvoie la facture par « workflow ».

Bilan

Apports pour la PME :

• Meilleure gestion et suivi du budget ;
• Le directeur adjoint reste informé de l’évolution du budget.

Bilan personnel :

Ces tâches m’ont permis de comprendre comment faire fonctionner les logiciels comptables, cela m’a aussi permis d’avoir confiance en moi et d’être autonome.