Suivi règlements

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ASSURER
L'ADMINISTRATION DES VENTES

Prévenir et gérer les impayés

Assurer le suivi des règlements

Le suivi des règlements

SOMMAIRE

Page

Suivi des règlements…         4

Pourquoi est-il important de suivre les règlements        4

Comment suivre les règlements        5

Que faire en cas de retard de paiement        5

Recouvrement amiable des impayés        6

1ère relance        6

2ème relance        8

3ème relance        9

Recouvrement judiciaire des impayés        11

L’injonction de payer        11

L’assignation en référé        12

Gestion du recouvrement de créances en interne        14

Externalisation du recouvrement de créances        15

Affacturage        16

A retenir        17

A vous de jouer !        18

En premier lieu, il est utile de rappeler que le fournisseur est en droit d’attendre le paiement de sa facture à la date prévue, c’est la contrepartie du bien ou du service fourni au client.

Les conditions de règlement (moyen de paiement et échéance) ont été fixées à la commande, le respect des échéances est donc théoriquement simple à faire accepter par les clients.

Malheureusement, plus d’un tiers des entreprises règlent leurs fournisseurs avec au moins 10 jours de retard sur les échéances prévues. Malgré le durcissement de la règlementation en cas de non-respect des délais de paiement, les dépassements d’échéance se généralisent.

Par ailleurs, les relations commerciales imposent souvent de temporiser. La situation fortement concurrentielle de nombreux secteurs d’activité, la mansuétude à l’égard de clients privilégiés, le petit malentendu sur la dernière livraison, la négociation en cours sur le renouvellement du contrat… sont autant de bonnes raisons pour ne pas « harceler » les clients sur le paiement attendu.

Pourtant, il devient vital aujourd’hui pour bon nombre d’entreprises de recouvrer ses créances au plus vite.

SUIVI DES REGLEMENTS

Pourquoi est-il important de suivre les règlements ?

Intérêt financier

Pour vivre, l’entreprise a besoin d’un niveau de trésorerie suffisant. Si ses clients ne la règlent pas en temps voulu, elle-même peut rencontrer des difficultés pour faire face au paiement de ses fournisseurs.

A l’heure où les crédits bancaires se raréfient, réduire les retards de paiement est la source de financement la plus rapide et la moins onéreuse pour l’entreprise.

A titre d’exemple, un retard moyen d’un mois sur les encaissements pour un chiffre d’affaires annuel de 1 000 k€, c’est 100 k€ de trésorerie en moins !

Intérêt juridique

Une défaillance d’entreprise sur 4 est due au retard de paiement. Relancer en temps et en heure le paiement des factures, c’est rappeler aux débiteurs leur obligation de paiement et diminuer de manière significative le risque d’impayé.

Or, un impayé de 5 k€ sur une vente dont la marge est de 10% nécessite un chiffre d’affaires supplémentaire de 50 k€ pour compenser cette perte !

Intérêt commercial

Suivre les règlements, vérifier les encaissements aux échéances contractuelles, relancer les clients en cas de retard, c’est adresser un message de rigueur aux partenaires.

Ne pas relancer un client en cas de retard de paiement peut passer pour un signe de faiblesse et l’inciter à en profiter.

Il apparaît donc nécessaire de mettre au point une stratégie de suivi des règlements et de relance des impayés.

Comment suivre les règlements ?

Les logiciels de gestion commerciale permettent d’éditer très facilement l’échéancier des factures clients avec la sélection des factures non encaissées à une date choisie.

Il est donc important de faire ce point très régulièrement. Le mieux paraît être de fixer une fréquence, sur un jour et un créneau horaire (par exemple : deux fois par semaine : le mardi et le jeudi en fin d’après-midi ou tous les jours en début de matinée) afin d’établir une routine.

Cette fréquence est à moduler en fonction du volume des factures, mais il apparaît évident que l’intervalle de temps entre deux points ne doit pas être trop long pour être efficace.

Si l’entreprise ne possède pas de logiciels permettant ce suivi, toutes les factures clients devront être enregistrées dans un tableau, sur Excel par exemple, qui comportera :

• le n° de facture, la date d’établissement, le montant TTC, la date d’échéance
• le code et le nom du client,
• la date du règlement, les dates de relance en cas d’impayé

Que faire en cas de retard de paiement ?

Comme vu précédemment, recouvrer ses créances est devenu (ou devrait l’être) une priorité forte pour les entreprises.

Seulement, il ne s’agit pas de relancer les mauvais payeurs de temps à autre. Lorsqu’un client laisse une facture impayée, il faut réagir rapidement : l’expérience montre que plus le temps passe et plus les chances de recouvrer la créance s’amenuisent.

Il est donc nécessaire de mettre en place une procédure de recouvrement des impayés. Elle va indiquer ce qu’il convient de faire, à quel moment et par quel moyen. Elle comporte, au minimum, une phase amiable concrétisée par un système de relances et, éventuellement, une phase contentieuse.

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