Suivi Fournisseur

PREFACE

Depuis toujours attirée par les métiers de la comptabilité et la gestion, j’ai pu, grâce au Fongecif, reprendre le cours de mes études arrêtées avant la conclusion.

Mon premier stage, après seulement 1 mois de cours, s’orienteras surtout sur de la gestion administrative, de l’accueil et du secrétariat que sur de la comptabilité pure.

Du 16 juillet au 17 Août j’ai intégré « univers moto » à Trans en Provence, sous la tutelle de Géraldine secrétaire /Co gérante

Pendant ces 5 semaines , j’ai dispatché les appels au services correspondant à la demande , fais les bons d’essai , les bons de location , ranger les dossiers client , créer les fiches produits, véhicules neuf véhicules d’occasion , suivi client (commande , dossier crédit , carte grise )commande des gravages anti vol , pointer les bons de livraison fournisseurs par apport au facture , les grouper et les archiver .

C’est cette dernière action que j’ai choisi de développer pour mon premier rapport, c’est celle qui es je pense la plus complète qui se sers du logiciel de gestion « Motogest » et celle se rapprochant le plus de la comptabilité.

SOMMAIRE

I. PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

- Identité/Histoire

- Organisation

II. LE SUIVI FOURNISSEURS

- Commande au fournisseur

- Livraison des produits commandés

- Arrivé des factures fournisseurs

- Archivage des factures fournisseurs

- Archivage des factures véhicules neufs

III. MES AUTRES TACHES AU SEIN DE L’ENTREPRISE

IV. CONCLUSION

Présentation de l’entreprise

Fiche d’identité

SARL Univers Moto au capital de 38 112

Adresse : RN555 BP114 ,83720 TRANS EN PROVENCE

Tel : 04.98.10.63.10

Fax : 04.98.10.63.00

N° SIREN : 350 216 297 00035

Code APE

Activité principale : Vente moto / Réparation

Secteur Commerce, Tertiaire, Entreprise privée

Histoire

Entreprise familiale ouverte en 1989 à Vaison-la romaine après une inondation du magasin et de la boutique, Honda leurs proposent l’ouverture d’une franchise dans le var en 1993 Univers moto à Trans en Provence prend forme, nouvelle région, nouveau magasin, nouvelle vie

En 2006, attribution du label Dream par Honda décerné tous les ans selon des critères de qualité "un peu comme les étoiles dans un guide gastronomique".

Effectif de 9 employés ( 6 salariés , 3 TNS)

LE SUIVI FOURNISSEURS

I. Commande aux fournisseurs

Selon les besoins (stock, atelier, commande client, ou bureautique) la commande est faite aux fournisseurs concernés.

II. Livraison des produits commandé

Ils arrivent dans les services correspondants :

-Atelier (pièces pour réparation, stock, outillages etc...)

-Magasin (commande, stock accessoires vêtements …)

-Bureau, accueil (fourniture de bureau…)

Là chacun vérifie les colis et les concordances entre les bons de commandes, les bons de livraison et les produits reçus.

Puis viens la création des B.L. (Bon de livraison) dans le logiciel de gestion du magasin « Motogest » (voir annexe 1 et 2)

Je rentre dans le logiciel avec un mot de passe, le logiciel es en réseau avec tous les autres postes (atelier, service rapide, magasin, bureau) je rentre dans l’onglet achat puis bon de livraison (annexe 3) pour le créer à partir du nom du fournisseur.

Là, je me suis confrontée à la première difficulté, retrouver un nom de fournisseur avec son bon de livraison peut paraitre, dans l’absolu, très simple mais en pratique c’est tous autre (trophy à chercher dans newco, noland à nfk ou les marques du produit à la place du fournisseur comme bagster).Après quelques jours, la logique de ces exceptions prend forme, mais sur le coup ça laisse perplexe.

Ensuite vérifier les produits et les prix inscrit dans les fichiers produits les mettre à jour si besoin ou créer la fiche produits si non existante. (Ne pas oublier de cocher gestion et de mettre les deux comptes : achat : 607+code famille et vente : 707+code famille).

Mettre le n° de bon de livraison sur le B.L. papier, l’archiver par ordre alphabétique dans le classeur papier B.L.

III. Arrivé des factures fournisseurs

Côté comptabilité, on rentre les factures dans le logiciel «compta+» de «Motogest» là aussi identifiant, mot de passe.

Un fois entré dans le module, je vais dans l’onglet Traitement puis saisie des écritures (voir annexe 3).

Dans journal nous entrons le code A1 pour rentrer dans le journal d’achat. Je mets la date et le libellé, je note le n° de pièce généré sur la facture papier.

Nous mettons le code du fournisseur

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