RIN1011 TN1

TRAVAIL NOTÉ 1

Analyse de fonction (25 points – semaines 1 à 5)

Les enjeux du marché du travail

Portrait du contexte de dotation chez 1713M

Aujourd’hui, nous analyserons le poste d’assistant administratif au sein de la compagnie Cabinet Juridique 1713M. Plusieurs sources pourront nous être utiles. Tout d’abord il y a le site Web : http://www.1713m.com/accueil.html, plusieurs documents sont également à notre disposition, sans oublier qu’il nous est possible de faire appel au directeur de la compagnie, Maître Louis Bolduc ainsi que l’assistante administrative présentement en poste, Hélène Gagné.

Cette organisation se situe à Montréal et elle compte quatre employés dont trois avocats ainsi qu’une assistante administrative. Elle a pour mission de faciliter l’immigration de nouveaux arrivants au Québec dans différents programmes gouvernementaux afin d’intégrer de nouvelles idées au sein du Québec.

Le cabinet d’avocat se spécialise dans le domaine de l’immigration. Ce secteur d’activité est vaste, il est en effet possible d’y travailler en tant qu’avocat, conseiller, consultant, au niveau administratif et plus encore. Il requiert d’avoir une grande ouverture d’esprit face aux autres nations car ce domaine est caractérisé par différentes ethnies. Il est également la porte d’entrée pour un monde meilleur pour plusieurs personnes provenant de divers endroits. Il est important lorsqu’on travaille dans ce secteur d’être capable de faire preuve d’une certaine empathie.

En ce qui concerne 1713M, l’entreprise n’offre que des emplois d’avocats ou d’assistant administratif pour le moment. Or, malheureusement pour 1713M ainsi que plusieurs autres entreprises, il y a présentement une pénurie de main d’œuvre au niveau du soutien administratif. « À preuve, à la fin de l’année 2017, Statistique Canada recensait 54 115 postes vacants pour l’ensemble des secteurs d’activité dans le pays. ^[1]»

L’analyse de fonction

Grâce au questionnaire que nous avons fait compléter par Hélène Gagné, nous sommes en mesure d’effectuer l’analyse de fonction pour le poste d’assistant administratif.

Voici donc la description de poste :

Titre : Assistant administratif ou adjointe administrative

Direction, secteur ou service : Cabinet d’avocats, secteur immigration

Nom du supérieur immédiat : Louis Bolduc

Principales responsabilités :

- Service à la clientèle

- Gestion de bureau

Tâches selon les responsabilités :

Responsabilité 1 :

1. Traiter les courriels reçus des clients et y répondre

2. Communiquer avec le Ministère de l’Immigration par télécopieur et courriel

3. Communiquer avec Immigration et Citoyenneté Canada par téléphone et formulaire web

4. Traiter le courrier

5. Faire parvenir les documents aux clients en utilisant divers services de courrier

Responsabilité 2 :

1. Effectuer la comptabilité

2. Acquitter les factures

3. Effectuer les commandes de fournitures de bureau

4. Préparer la paie du personnel

5. Tenir à jour les bases de données

La responsabilité du service à la clientèle est effectuée à raison de 60 % du temps, les derniers 40 % sont consacrés à la gestion de bureau.

Le candidat devra se servir d’un ordinateur, d’une imprimante P-touch, des logiciels Sage50, Word et Excel 2010, d’une imprimante avec scanner et télécopie intégré. La personne dont la candidature sera retenue devra collaborer de temps à autre à la soumission des documents pour les révisions administratives avec Cynthia Leclair, avocate.

Cette personne travaillera pour Louis Bolduc ainsi que Maëlle Ferron, il est toutefois important de noter que ce poste n’exige pas de supervision directe. En effet, le candidat sera souvent seul au bureau à accomplir ses tâches. La  personne devra également effectuer le dépôt des chèques à la banque et sera signataire au compte de banque de l’entreprise. Elle devra également effectuer des manipulations sur le site de la banque afin d’effectuer certain paiements.

Le seul budget à gérer consiste à s’assurer que les fonds nécessaires au paiement des factures et des paies soit disponible dans le compte en banque, autrement il faut aviser Me Louis bolduc.

Le candidat retenu devra contacter le fournisseur relatif à l’appareil ou au logiciel si une réparation ou autre aide devait être nécessaire pour le bon déroulement des tâches administratives.

Bien que ce poste ne nécessite pas vraiment d’efforts physiques, il nécessite une bonne concentration lorsque vient le temps d’effectuer la comptabilité pour l’entreprise. En effet, la comptabilité nécessite une grande précision, le logiciel peut parfois entrer les mauvaises taxes automatiquement, il est donc nécessaire de revérifier avant de soumettre la transaction. De même, les dossiers étant confidentiels, il faut être rigoureux lors d’un envoi de courriel afin de s’assurer que le courriel est envoyé à la bonne personne.

Le seul risque que nous pourrions définir dans le cas présent est que la personne travaille souvent seule et ne pourra par conséquent pas vraiment compter sur de l’aide rapidement en cas de malaise. Le travail s’effectue généralement au bureau, mais en cas de force majeure, un ordinateur portable est fourni à chacun des employés et il est possible de travailler à partir de la maison.

Les horaires sont légèrement flexibles, mais doivent demeurer près des horaires généraux de bureau, c’est-à-dire qu’il est possible de travailler de 9h00 à 17h00, de 8h00 à 16h00, mais l’entreprise ne pourrait se permettre d’avoir un assistant administratif qui travaillerait de 12h00 à 20h00 étant donné une présence requise pour réceptionner le courrier.

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