Fiche de communication orale

NOM et prénom du candidat

 BEUGIN Jade

Numéro de candidat

Fiche d’analyse de situation professionnelle

⬜ GRCF

☑ Communication orale

⬜ Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

SP1

Modalité de réalisation

⬜ Avant la formation

⬜ Pendant la formation en établissement

☑ Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

Janvier

2020

Condition de réalisation

☑ En autonomie

⬜ Accompagnée

⬜ En observation

Activités concernées

⬜  Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact

☑  Activité 1.2 Administration des ventes de la PME

⬜  Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

⬜  Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

☑  Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

⬜  Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Retard de livraison d’une commande fournisseur

Lieu, période et durée de réalisation  

Dans mon bureau, dans les locaux de l’entreprise à Chevigny-Saint-Sauveur Janvier 2019 pour une durée de 20 minutes

Cadre de la Situation professionnelle

Sofistock, est une entreprise de stockage de masse. Mon poste est celui d’assistante de gestion / QHSE. J’ai pour missions de vérifier les chargements/déchargements des palettes, que le stockage soit fait correctement, je rentre les stocks en pré facturation, j’édite les factures en début de mois, j’effectue les commandes de fournitures et j’assiste aux rendez-vous avec les clients/fournisseurs. Mon bureau est situé dans celui de mon tuteur, le directeur. M. Mignoty a un style de management participatif. J’ai un ordinateur et un téléphone portable à disposition. Sofistock a 7 employés en CDI, 3 intérimaires et 1 contrat de professionnalisation (moi-même)

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

De communication orale

De communication écrite

Enjeu identitaire / Enjeu relationnel / Enjeu informationnel / Enjeu informatif

Acteurs et relation entre les acteurs

Service client Manutan  M.Mignoty (directeur)                   Mlle Beugin Jade (assistante de gestion) Asymétrie hiérarchique (employeur/employé)                                               Asymétrie complémentaire (client/fournisseur)

Objectif

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

/

Ressources à disposition

Téléphone / Ordinateur

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

/

Productions réalisées

Ecrits professionnels produits

Oraux professionnels

Questionnement / Écoute active / Acquiescement Communication Interne / Externe / interpersonnelle / informelle

Canal Indirect : Par téléphone              

Canal Direct : Face à face

ANALYSE

Analyse de la situation

Afin de pouvoir afficher les plannings dans un espace sécurisé, j’ai commandé 2 tableaux à clé chez notre fournisseur Manutan, le 15 Janvier 2020.   Mi-février, m’inquiétant de ne toujours rien avoir reçu, je vais consulter l’état de ma commande sur notre espace client. Je constate que la commande est suspendue pour retard de paiement. J’en informe mon tuteur qui me demande de m’occuper de ce problème au plus vite (enjeu identitaire). J’appelle (enjeu informationnel) alors le service client le 19 Février et explique la situation. Le service client m’apprend que notre dernière commande a été mise en attente car Manutan n’a toujours pas reçu les paiements des factures d’Octobre et Novembre 2019. Il m’explique qu’après régularisation la commande sera relancée et que pour accélérer la procédure je peux également leur envoyer par mail, l’avis de transfert bancaire (Impossible car nous payons nos fournisseurs par chèque et envoyons les factures par voir postale).  J’ai également profité de cet appel pour demander s’il était normal en tant qu’entreprise que nous payions systématiquement des frais de port avec le nombre de commande que nous passions par an (enjeu relationnel). Il m’a été expliqué que nous n’étions pas en contrat avec eux et qu’il fallait en avoir un pour bénéficier de tarifs avantageux.  Suite à cet appel, je fais un résumé (enjeu informatif et identitaire) à mon tuteur qui trouve cela anormal surtout que nous venons de clôturer le bilan comptable de 2019 et que tout est censé être à jour. Nous nous rendons donc au service comptable avec mon tuteur, ou nous est confirmé qu’aucun paiement n’est en attente. Après recherche avec le service client Manutan, il s’est avéré que nous n’avons jamais reçu les deux factures en question. Manutan nous a renvoyé par mail les factures et nous les avons régularisées afin de recevoir notre dernière commande (enjeu d’image et de notoriété)

Contribution de la situation professionnelle à la professionnalisation

J’aurais dû m’inquiéter plus tôt de la non-réception de la commande (mise en place d’une stratégie identitaire) Je ne savais pas au moment de l’appel que nous les payions par chèque et qu’il était impossible d’envoyer par mail l’avis de transfert bancaire   Il serait judicieux que les factures soient envoyées par mail afin de ne pas les perdre et de pouvoir les payer à temps.  J’envisage de comparer les contrats de différents fournisseurs afin de trouver le plus avantageux pour nous (mise en place d’une stratégie de coopération)