Fiche GRCF Commande de fournitures de bureau

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : LE MIGNANT Cindy

N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion :

Commande fourniture de bureau

• Réalisée

□ Observée

Fiche de situation de gestion n° : 3

Cadre de la réalisation

Raison sociale :

Secteur d’activité : Mutuelle

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T.2.2.2 Passation et suivi des commandes

T.2.3.1 Contrôle des achats et des règlements

Dates de réalisation :

Durée de la réalisation : 30 minutes

Contexte de réalisation : 

Cadre général : mutuelle située à Lorient, propose des mutuelles aux particuliers et aux entreprises. Chaque mois, le siège social délivre à chaque agence un budget pour les commandes de fournitures de bureau. Les fournisseurs sont référencés par le siège (à vérifier). Chaque agence gère son budget et ses achats sur 12 mois. Je suis en charge de gérer une commande auprès de notre fournisseur de fournitures de bureau.

• Acteurs qui interviennent dans l’activité :

• Mon responsable
• Le fournisseur
• Moi-même

• Contraintes :

• Vérifier le stock restant avec un tableau de suivi des stocks partagé sur un drive
• Ne pas se tromper dans les références
• Financière : Ne pas dépasser le budget
• S’assurer de recevoir la commande à temps (délais de livraison)

• Ressources :

• 1 ordinateur
• 1 téléphone

• Objectifs :

• Financier : Je devais respecter le budget imposé

• Qualitatif : Exigence de la qualité et la fiabilité des produits commandés

• Qualitatif : Conserver de bonnes relations commerciales avec les fournisseurs et afficher une bonne image de la société.

• Environnement informatique :

• Matériel : Ordinateur
• Réseau : Intranet
• Logiciels : Word et Excel

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

•     Je prends connaissance du fichier de commande de fourniture remplie par mes collaborateurs afin de connaître leurs besoins.
•     J’étudie ensuite la nécessité des fournitures demandées et fais valider par le responsable de service les demandes.
•     Je distribue à mes collaborateurs les fournitures déjà en stock afin de ne pas avoir de stock trop important et de ne pas faire de doublon de commande.
•     Ensuite je comptabilise le nombre d’articles à commander par référence.

•      Pour effectuer la commande, je me suis rendue sur le site de notre fournisseur LYRECO. J’ai intégré les mots de passe et l’identifiant afin d’accéder à notre compte client. J’ai sélectionné les articles et les ai intégrés dans le panier.

• Une fois l’ensemble des articles enregistrés dans le panier, nous avons procédé à la vérification de notre commande pour être certain de rien avoir oublié. J’ai validé la commande et vérifié les coordonnées de livraison (vérifier l’adresse)
•      Dès que la commande est arrivée, nous avons à l’aide du bon de commande vérifié si tous les articles avaient bien été livrés.
• Afin de rationaliser les achats de fournitures de bureau j’ai décidé de mettre en place un tableau de suivi sur Excel. Ce tableau permet chaque semaine de faire le point sur les stocks restants et éviter de commander trop d’articles qui resteraient trop longtemps en stocks.
• Ce tableau est partagé par l’ensemble de l’agence et des formules permettent aisément de connaître jour après jour les mouvements des articles et les ruptures éventuelles.

Productions réalisées en entreprise *:

• Tableau de commande de fournitures EXCEL

• Tableau de suivi des commandes

• Tableau de gestion prévisionnel des fournitures

• Bon de commande

Productions réalisées sur PGI* dans le centre de formation ou l'établissement :

Problèmes rencontrés :

• L’importance des choix proposés par les fournisseurs. Les critères et la fiabilité des produits sont importants.

Solutions apportées :

• Utilisation de tableau Excel facile et rapide à créer.

Bilan

Apports pour la PME :

• Nous avons pu renouveler le stock de fournitures nécessaire au fonctionnement du service en conservant de bonnes relations avec notre fournisseur tout en évitant les doublons de commandes afin de faire un achat cohérent avec le budget imposé.

Bilan personnel :

• Permis de savoir subvenir aux besoins matériels de toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs en un budget maximum.

•  La commande a été efficace car aucunes fournitures ne manquaient et la livraison a été faite dans le délai indiqué par l’entreprise LYRECO.