Fiche GRCF

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

Mélody L.

N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion :

Suivi des devis de régularisation

☒ Réalisée

□ Observée

Fiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : S.A.S GÉCAP

Secteur d’activité :

Étanchéité, Couverture, Bardage

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T.1.2.1 – Préparation de propositions commerciales

T.12.4 – Facturation et suivi des règlements et des relances

Dates de réalisation :

Plusieurs fois par mois (dès réception d’un bon de commande)

Durée de la réalisation :

Diffère selon le nombre de bons de commandes à facturer

Contexte de réalisation 

     ●  Cadre général : 

La société GÉCAP a été fondée en 1976 par M. Michel Gérand. Elle compte actuellement 30 salariés.

Cette société est spécialisée dans les travaux d’étanchéité de toitures-terrasses accessibles et inaccessibles.

Aujourd’hui, elle est gérée par ses deux enfants Stéphanie et Pascal depuis 2 ans.

●  Acteurs qui interviennent dans l’activité :

• Madame Leborgne Sylvie, responsable du pôle administratif et financier
• Madame Gérand Stéphanie, directrice administrative et commerciale
• Moi-même, assistante de gestion

●  Contraintes :

• Financières : respecter les conditions de facturation des différents clients (échéance, moyens de paiement, adresse de facturation, nombres d’exemplaires…)

• Matérielles : pour facturer un client, il est nécessaire d’avoir son bon de commande ou pour les plus petites entreprises son « bon pour accord » mentionnée sur notre devis avec signature

• Organisationnelles : s’assurer de facturer le bon client, bien suivre la procédure de facturation de l’entreprise

• Temporelles : réaliser la facturation dès la réception du bon de commande et s’assurer que le client respecte les dates d’échéance de paiement.

Objectifs :

• Effectuer la facturation client
• Éviter les erreurs de trésorerie
• Assurer le règlement client

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

- Ordinateur, bureau, logiciel BATIGEST, Excel, Word, imprimante, papier en-tête, stylos, classeur des devis de régularisation, bloc-notes, téléphone, enveloppes et cachet de l’entreprise

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

Rajout envoi devis

Après réception du bon de commande par mail ou par courrier, j’ouvre mon classeur Excel de suivi des devis de régularisation ainsi que le classeur papiers et je recherche le devis correspondant.

Une fois le devis trouvé, j’entre le numéro de devis dans le logiciel BATIGEST, je l’accepte et le transfère en facture.

Une fois sur ma facture :

• Je renseigne le montant TTC en toutes lettres
• Je sélectionne les conditions de paiement selon les conditions établies avec le client (virement 30 jours date émission de factures, chèque à 45 jours…)
• Je vérifie les coordonnées de facturation du client et je valide.

Un numéro de facture s’affiche, je le note dans mon tableau Excel de suivi, je surligne en couleur toute la ligne facturée et je la masque.

Pour finir, je réalise le courrier d’envoi de ma facture.

J’imprime ma facture et mon courrier sur du papier en-tête pour l’envoi au client.

Je ne dois pas oublier d’éditer deux copies de ma facture et une copie de mon courrier :

• Une pour le dossier que je transmets à ma directrice commerciale et administrative (devis, bon de commande, copie du courrier, copie de la facture) afin qu’elle vérifie et qu’elle supprime ce devis de son tableau de production

• Une pour la responsable du pôle administratif et financier afin qu’elle puisse suivre également les règlements clients.

Productions réalisées en entreprise :

- Tableau de suivi des devis de régularisation (Annexe 1)

- Courrier pour envoi de factures (Annexe 2)

- Bon de commande (Annexe 3)

- Fiche d’adresses de facturation client (Annexe 4)

- Lettre de relance avec recommandé

(Annexe 5)

Productions réalisées sur PGI dans le centre de formation ou l'établissement :

- Acceptation des devis et création des factures

Problèmes rencontrés :

1- Erreur d’adresses de facturation client

2- Retard de paiement du client

Solutions apportées :

1- Création d’une petite fiche d’adresses de facturation client qui diffère de l’adresse de livraison du chantier

2- Mise en place d’une procédure de relance :

- Retard à échéance : appel téléphonique de relance

- Retard à 15 jours : Lettre de relance avec recommandé

- Retard à 30 jours et + : second appel téléphonique/mail au service comptabilité, et plus d’interventions chez le client jusqu’au paiement.

Bilan

Apports pour la PME :

• Assurer un suivi et la facturation des devis de régularisation
• Éviter les erreurs de trésorerie
• Permet à ma responsable de se concentrer sur la facturation plus complexe (situations comptable…)

Bilan personnel :

Cette mission m’a permis de gagner en autonomie. C’est une tâche à grande responsabilité étant donné que je m’en occupe en totalité.

(De l’envoi du devis à l’envoi de la facture)

Elle m’a permis de me familiariser avec l’environnement comptable.