Communication interne et externe

Epreuve U 4.2 : Communication interne et externe

Situation de communication écrite n°2

Durée : 4 heures

Situation :

La S.A.R.L. JARDI OISE est une société familiale implantée depuis de nombreuses années dans le noyonnais.

A ses débuts dans les années 1920, il s’agissait d’une pépinière. Puis elle a évolué au fil du temps, tout en gardant une structure familiale.

Aujourd’hui, la société est organisée autour de quatre activités distinctes :

1. La pépinière

2. L’entretien d’espaces verts

3. La vente et réparation de matériel de jardin et de motoculture

4. L’étude et réalisation de jardins et d’espaces paysagés.

Elle est dirigée par Rémi Vertin, petit-fils du créateur de la société.

Les quatre activités sont sous la responsabilité des enfants de Rémi Vertin.

Elle occupe actuellement 40 salariés.

Vous êtes assistant de gestion auprès du dirigeant. Aujourd’hui, vous avez en charge :

• La préparation des portes ouvertes

• L’amélioration de la base de données des Ventes et Réparations.

S.A.R.L. JARDI OISE

Zone Commerciale

B.P. 103

60403 NOYON CEDEX

Téléphone : 03 44 09 17 58

Télécopie : 03 44 09 17 59

remi.vertin@laposte.net

www.jardioise.fr

Effectif : 40 personnes

Capital : 50 000 euros

Les bureaux administratifs ainsi que le bureau d’études sont situés à l’étage, au-dessus du magasin de vente de matériel neuf. Les ateliers de réparation, sont situés juste à côté et un autre bâtiment stocke le matériel nécessaire à l’activité Entretien des Espaces verts.

Le personnel administratif travaille en réseau. Il dispose d’une suite bureautique complète, la comptabilité est supervisée par un cabinet d’expertise comptable qui s’occupe de la paie.

La facturation est établie sur le logiciel Ciel facturation. Pour ce qui concerne la facturation du matériel en réparation, elle est établie à partir de feuilles de réparation qui sont établies par le personnel de l’atelier.

Cette organisation ne vous satisfait pas, en effet, les feuillets sont souvent mal complétés ou égarés, ce qui perturbe la facturation et entraîne de nombreuses erreurs.

Vous avez créé une base de données pour les réparations. Les réparateurs pourront saisir de l’atelier le nombre d’heures passées à réparer le matériel.

Partie 1 : La préparation des journées portes ouvertes

Comme chaque année, le dirigeant envisage une journée Portes Ouvertes, cette année la date est fixée au 30 Avril prochain.

Lors de cette journée vous souhaitez toucher particulièrement les clients de la région. Vous envisagez donc la distribution de tracts dans les boites aux lettres.

Soucieux de faire de cette journée une réussite, vous proposerez un avantage commercial aux participants.

Ce prospectus réalisé par vos soins sur un format A5, sera dupliqué en 10 000 exemplaires sur du papier vert. La société de distribution souhaite être en possession des tracts au plus tard le 23 avril à midi.

Une réunion de préparation de cette journée Portes Ouvertes est programmée le 15 février prochain à 14 heures dans la salle de réunion. Elle concernera les 4 responsables d’Activités et vous-même, et sera animée par Rémi Vertin.

L’ordre du jour se décline autour de trois préoccupations :

• Recueillir les idées d’animation auprès des clients ;

• Etablir un planning de présence des différents personnels ;

• Répartir les différentes tâches entre les responsables.

1. Vous réalisez la maquette du tract, vous vous inspirez de l’annexe 2, vous êtes libre d’y apporter toute modification que vous jugerez utile.

2. Vous contactez par courrier les imprimeurs du département de l’Oise (annexe 3) afin de leur demander de vous

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