Fiche de communication

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2018 -

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n°: 2

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

X

Observée

Intitulé de la situation : Accueillir un stagiaire étranger

Type de situation :

Assurer l’interface entre le manager et l’environnement. / Accueillir et Informer

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : SARL …

Adresse :

Activité :

Administratif

Département ou service :

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

Activité de l’entreprise :

La SARL …, basée à … s’occupe du nettoyage, de la rénovation après sinistre, et du désamiantage. J’ai occupé pendant 2 ans, le poste d’assistante RH et Comptable.

J’assiste le responsable, M ... Mes principales missions sont le suivi des heures des salariés et la saisie des factures.

Les congés estivaux arrivent et comme chaque années, l’entreprise va accueillir un stagiaire américain.

En tant qu’assistante manager, je suis chargée d’accueillir les stagiaires et d’organiser leur intégration.

Charles Broadway, 20 ans, arrive ce matin dans notre service. Je suis chargée de l’accueillir et de lui donner toutes les informations nécessaires pour que son intégration se passe le mieux possible.

Les principales contraintes sont la langue et la culture du stagiaire.

Style de management :

Le style de management qu’on retrouve dans la société est le style paternaliste (délégatif) ; les échanges et les réunions pour faire le point sont très fréquents, une fois par semaine minimum. Un travail sérieux et bien réalisé est récompensé, c’est le meilleur moyen de développer ses compétences dans l’entreprise. On constate grâce à ce style de management, une certaine spontanéité de la part du personnel et beaucoup d’initiatives.

Ambiance :

Le climat de l’entreprise au moment où se passe la situation de communication est serein, prête à accueillir un stagiaire.

Contexte organisationnel :

Les acteurs de cette situation de communication sont Charles Broadway, le stagiaire américain et moi-même, assistante manager.

La relation entre le stagiaire et moi-même engendre une relation professionnelle et amicale, avec un vocabulaire adapté, soit le langage courant le tutoiement à la clé. Des codes existent dans l’entreprise, comme la bise le matin et le vouvoiement envers les supérieurs hiérarchiques.

Je fais en sorte de transmettre ses codes à l’arrivée du stagiaire.

Contexte relationnel

Composantes de la communication :

Acteurs :

Broadway Charles : stagiaire américain

…, assistante manager

Relation entre les acteurs :

L’assistante et le stagiaire ont une relation de collaboration car ils forment un binôme.

Lieu de la situation de communication :

Dans l’entreprise au service administratif.

Durée :

1 jour

• Enjeux

-Charles Broadway, stagiaire : informationnel

-…, assistante manager : Identitaire, informationnel et de relation

• Forme de la communication

Orale, physique

• Techniques et outils de communication utilisés

Ecoute active

Empathie

Conseil

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

• Réunion avec le manager pour la collecte d’information sur le stagiaire et pour communiquer sur les tâches qu’il peut effectuer en entreprise.
• Internet : information sur l’Amérique et l’école du stagiaire
• Google drive pour le questionnaire de satisfaction
• Outlook : pour envoyer le questionnaire au stagiaire

Il s’agit d’une stratégie de Coopération, je recherche le consensus durant la communication, écouter l’autre et ses arguments pour établir une relation seine avec le stagiaire. Il indiquait des manifestations para verbales telles que le sourire et le hochement de tête.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

• J’ai respecté les contraintes qui m’étaient fixées. Le stagiaire était en confiance, je remarque

 qu’il y a eu une ambiance au sein du service très chaleureuse.

• L’action s’est bien déroulée et le questionnaire de satisfaction était très positif.
• La stratégie coopérative m’a permis de renforcer tout au long de la journée la relation entre le stagiaire et moi-même.