Constituer et organiser les dossiers du personnel
Étude de cas : Constituer et organiser les dossiers du personnel. Recherche parmi 298 000+ dissertationsPar Charlotte Moulin • 11 Mars 2024 • Étude de cas • 1 939 Mots (8 Pages) • 23 Vues
ACTIVITE I : CONSTITUER ET ORGANISER LES DOSSIERS DU PERSONNEL.
1 / Créez une liste de contrôle pour recenser les documents que les dossiers du personnel doivent contenir. (Documents 1 et 2).
[pic 1] LISTE DE CONTRÔLE DES DOSSIERS DU PERSONNEL Date : | |
IDENTITÉ | |
Fiche salarié | |
Photocopie de la carte d’identité | |
Photocopie du titre autorisant l’exercice d’une activité salariée (le cas échéant) | |
Photocopie de l’attestation de Sécurité sociale | |
Photocopie du permis de conduire (facultatif) | |
Extrait de casier judiciaire (facultatif) | |
EMBAUCHE | |
CV | |
Lettre de motivation | |
Photocopies des diplômes, certifications, attestations de formation | |
Certificat de travail des anciens employeurs (le cas échéant) | |
Lettres de recommandation (le cas échéant) | |
RIB | |
DPAE | |
Certificat d’adhésion à une caisse de retraite | |
Bulletins d’adhésion aux régimes de prévoyance et de mutuelle | |
CONTRAT DE TRAVAIL | |
Lettre d’embauche | |
Contrat de travail | |
Avenant (le cas échéant) | |
Correspondances liées | |
MÉDECINE DU TRAVAIL | |
Avis d’aptitude | |
RÉMUNÉRATION | |
Feuilles d’heures | |
Bulletins de paie | |
CONGÉS / ABSENCES | |
Demandes de congés | |
Avis ou certificats d’arrêt de travail | |
Déclarations d’accident du travail / maladie professionnelle / arrêt maladie | |
CARRIÈRE | |
Comptes rendus d’évaluation | |
Changements de situation (mariage, naissance…) | |
FORMATION | |
Demandes de formation | |
Attestations de formation | |
DISCIPLINAIRE | |
Lettres d’avertissement ou de sanction | |
Correspondances liées | |
DÉPART | |
Lettre de démission | |
Lettre de licenciement / de rupture conventionnelle | |
Attestation Pôle emploi | |
Reçu pour solde de tout compte | |
Certificat de travail |
2 / A partir de vos connaissances et de vos recherches sur le site de la CNIL :
a / Identifiez les obligations légales à respecter pour la tenue des dossiers du personnel en matière de contenu, d’accès et de confidentialité.
Il est important de préciser qu’aucun texte de droit n’impose la tenue d’un dossier du personnel, ni même son contenu. Néanmoins, au regard des données personnelles et sensibles qu’il comporte, l’employeur doit respecter certaines obligations.
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur depuis le 25 mai 2018, vise à renforcer la protection des données personnelles des salariés (jusqu’alors garanti par la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 et la loi de 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel).
En matière de contenu : l’employeur ne peut collecter que des informations nécessaires à la gestion administrative du personnel (principes de pertinence et de proportionnalité des données par rapport à la finalité recherchée), et ce dans le respect des obligations relatives au respect de la vie privée, de la non-discrimination et de la protection des données personnelles.
En matière d’accès : l’employeur a une obligation d’information des salariés sur le traitement effectué sur les données collectées ainsi que sur la personne responsable de ces traitements. Chaque salarié peut exercer un droit d’accès, de rectification, d’opposition et d’oubli sur ses propres données.
En matière de confidentialité : l’employeur doit garantir un stockage sécurisé des données et en assurer la confidentialité par des mesures techniques et organisationnelles.
b / Observez l’extrait du classement numérique des fichiers du personnel et repérez les points à améliorer.
En matière d’obligations légales, il existe tout d’abord un problème de sécurisation des données. Le stockage papier actuel n’est pas protégé, d’où le risque que des personnes non habilitées y aient accès et que la confidentialité des données ne soit pas respectée. Nous ne disposons pas d’informations sur l’accès aux dossiers numériques, qui se doit d’être sécurisé par une authentification des personnes habilitées et la gestion de droits d’accès.
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