Organiser et suivre les dossiers du personnel

L’employeur constitue très souvent des dossiers regroupant toutes les informations professionnelles utiles sur un salarié : contrat de travail, avenants à ce contrat, lettres notifiant une sanction disciplinaire, résultats d’évaluation professionnelle, remarques des supérieurs hiérarchiques, etc.

I) CARACTÉRISTIQUES ET RÈGLES LIÉES AUX DOSSIERS DU PERSONNEL :

1.1 Les caractéristiques :

Les dossiers du personnel ou dossiers individuels constituent une source d’informations, la mémoire de l’entreprise concernant les renseignements sur le personnel de l’entreprise (lettre de motivation, CV, rapports des entretiens annuels,…).

Le dossier individuel du salarié reste indispensable pour classer les documents qui circulent, sur support papier ou numérique, entre l’employeur et les salariés, de leur embauche à leur départ.

Le dossier individuel du salarié regroupe tous les documents concernant un salarié. Ils sont rangés dans des sous-dossiers thématiques, dont le contenu, est classé chronologiquement, quelquefois dans des sous-dossiers annuels.

1.2 Les règles :

Les dossiers des salariés contiennent des informations nominatives. Sur support papier, leur détention et leur utilisation sont soumises aux mêmes règles que les fichiers informatisés (cf loi « Informatique et Libertés). Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé et légitime. Tout détournement de finalité est passible de sanctions pénales.

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du salarié (interdiction de porter des remarques concernant la vie personnelle du salarié).

L’informatisation des processus RH dématérialise progressivement le dossier du salarié. Parallèlement, la e-grh facilite l’accès du salarié aux informations qui le concernent et ses droits de rectification et d’opposition.

II) LA MÉDECINE DU TRAVAIL :

La médecine du travail est une médecine exclusivement préventive : elle a pour objet d’éviter toute altération de la santé des salariés, du fait de leur travail, notamment en surveillant leur état de santé, les conditions d’hygiène du travail et les risques de contagion.

La médecine du travail bénéficie à tous les salariés, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Elle est placée sous la surveillance des représentants du personnel et le contrôle des services du ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale.

2.1 Le rôle du médecin du travail :

• Adapter les postes, les techniques et les rythmes de travail à la physiologie humaine,

• Protéger les salariés contre l’ensemble des nuisances (physiques ou organisationnelles),

• Surveiller les conditions d’hygiène au travail et d’hygiène en général qui règnent dans l’entreprise,

• Surveiller l’hygiène dans les services de restauration,

• Promouvoir la prévention (sécurité, éducation sanitaire…).

2.2 Les obligations de l’employeur :

La médecine du travail est obligatoirement organisée, sur le plan matériel et financier, par les employeurs.

Sont à la charge de l’employeur, l’ensemble des dépenses liées à la médecine du travail et notamment les examens médicaux, les examens complémentaires, le temps et les frais de transport nécessités par ces examens, le temps passé par les médecins du travail à l’étude des postes de travail dans l’entreprise.

L’adresse et le numéro de téléphone du médecin du travail ou du service de santé au travail compétents pour l’établissement doivent être affichés, sous peine d’amende.

III) LES ORGANISMES SOCIAUX : L’URSSAF :

3.1 Qui cotise ?

Les entreprises, les commerçants, les artisans, les professionnels de santé, les administrations, les collectivités territoriales, les personnes employant des salariés à domicile.

3.2 À quoi sert l’URSSAF ?

Collecter des cotisations et des contributions sociales pour financer la prise en charge ou le remboursement des soins médicaux, d’indemnités en cas d’arrêt maladie, de congé maternité ou d’accident du travail, ainsi que le paiement des retraites de base et des allocations familiales.

Les cotisations sociales sont précomptées par l’employeur sur les bulletins de salaires et reversées par lui à l’Urssaf.

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