Suivi des budgets des budgets

III.1) Le suivi budgétaire des directions

Les tableaux de suivi des dépenses par direction sont envoyés en début de mois à chaque responsable de direction. Il s’agit de tableaux de bord qui permettent de déceler le détail des écarts par rapports aux dépenses prévues, ainsi que les explications de ces éventuels écarts (gaspillage, phasing, mauvaise prévision,…).

Le suivi mensuel des directions de DPFF a été mis en place dans le but de piloter leurs budgets, et d’identifier les dépenses en FP (Frais de Personnel) et FG (Frais de Gestion). Si les frais de personnel regroupent, grosso modo, les composantes de la rémunération du travail des salariés, les frais de gestion sont subdivisés en 9 grandes familles de coûts : les dépenses de voyage, les frais de meeting, les frais de carburant, les factures de téléphone, les dépenses en fournitures de bureau, les taxes et prélèvements obligatoires pris en charge par la direction, les services externalisés et le reste (i.e.: les donations, cadeaux, factures ponctuelles).

Une fois le tableau construit et mis à jour avec les chiffres du mois, il est analysé et commenté par la cellule du CdG Structures. En général, et en dehors des effets de « phasing » (mauvaise répartition annuelle du budget par rapport à la réalité des besoins), un bonus correspond à une sous-consommation par rapport aux niveaux fixés à la phase de référence (Budget ou Estimé), alors qu’un malus est synonyme de dépassement budgétaire. Les commentaires ressortent ainsi les opportunités (réelles ou latentes) de réaliser des économies, et les risques inhérents aux dépassements. (cf. annexe 14 – Suivi mensuel des directions)

Cet outil de suivi se base sur la confrontation (ou cross check) entre des extractions SAP, et des données ESSBASE. Grace à ces bases de données, cet outil permet par l’intermédiaire de tableaux croisés dynamiques « TCD » de fournir un détail ligne par ligne des tous les coûts par cost center, et parfois même par personne, notamment pour les dépenses de gasoil, de notes de frais voyage. Les managers peuvent donc identifier les périmètres de coûts qui sont placés sous leur responsabilité, et émettre des avis par rapport aux imputations qu’ils contestent. De cette manière, et pour répondre à la politique générale d’austérité, les directions de DPFF désignent des personnes charg

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