Présenter des documents professionnel

Une bonne présentation des documents soutient le message et véhicule la première impression de l’image de l’entreprise. L’application d’une charte graphique, la connaissance des règles et des normes, les modèles contribueront à améliorer le style des supports.

L’écriture et la disposition des textes résultent d’usages largement répandus ou font l’objet d’une normalisation française (AFNOR) ou étrangère (ISO).

I. La mise en page d’un texte

A. Le format de papier utilisé

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B. Les marges

Les marges minimales d’un texte, en référence à la norme NFZ 10-010, sont de :

– marge supérieure :         15 mm ;        – marge gauche :         15 mm ;

– marge inférieure :         12,75 mm ;         – marge droite :          5 mm.

Le plus souvent, cependant, les marges suivantes seront utilisées :

C. Les coupures de fin de ligne

Les logiciels de traitement de texte proposent des coupures automatiques mais, si les règles en vigueur ne sont pas appliquées, il faut refuser les coupures.

Il peut être nécessaire d’utiliser l’espace insécable, appelé encore « espace protégé », par exemple pour éviter une coupure entre des chiffres ou le signe € (exemple : 10 500 €) lorsque la somme se trouve en fin de ligne.

Sous Word, l’espace insécable se fait à l’aide des touches Ctrl + Shift (maj.) + Barre d’espacement.

D. Les paragraphes

Un paragraphe est composé d’une ou de plusieurs lignes dans un même bloc de texte.

Si un travail est effectué à l’interligne qualifié de « normal », l’interlignage entre les paragraphes doit être plus important : au moins une ligne en blanc.

Les paragraphes peuvent être présentés :

– bloqués à la marge de gauche : à l’américaine ;

– avec un retrait positif : la première ligne est en retrait vers la droite ;

– avec un retrait négatif : la première ligne dépasse vers la gauche.

E. Les énumérations

Les énumérations doivent être dégagées du texte qui les précède et du texte qui les suit. Elles peuvent être positionnées à la marge, en retrait ou centrées.

La deuxième ligne de chaque élément de l’énumération et, le cas échéant, les suivantes, peuvent être placées :

– à la marge ou en retrait de l’énumération ;

– sous la première lettre de la première ligne ;

– avec un léger retrait supplémentaire.

À la fin de chaque élément, la présence d’un signe de ponctuation n’est pas systématique.

II. Le titre et les sous-titres

A. Le titre

Un titre doit être mis en valeur : graissage, augmentation de la taille des caractères, grandes ou petites capitales, changement de police de caractères, etc.

Un titre n’est pas suivi d’un signe de ponctuation, sauf s’il s’agit d’une interrogation ou d’une exclamation (ponctuations expressives).

Un titre très long doit être coupé logiquement.

B. Les sous-titres

Les sous-titres doivent être mis en valeur. Pour cela, ils seront :

– dégagés du texte ;

– présentés de façon identique s’ils sont de même niveau ;

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