DBTS049 Document professionnel pour Mr Louis VANVOORDE

DBTS049

Document professionnelle pour Mr Louis VANVOORDE

I) Analyse de situation de l’entreprise :

En 2010, la SNCF compte environ 165 000 agents. Ils se répartissent en plusieurs domaines d’activité qui sont : le fret, l’exploitation, le matériel et l’infrastructure. Le centre ingénierie Manche Nord (CIMN) est l’un des 8 centres régionaux de l’ingénierie SNCF.

Il intervient dans les régions Nord Pas-de-Calais, Picardie, Basse Normandie et Haute Normandie.

Le site de Lille du CIMN centralise les ressources informatiques.

Le système d’informations nommé portail Corail, s’articule autour d’un PGI (Progiciel de Gestion Intégré proposant des applications de gestion commerciale, financières, RH…).

L’accès du PGI se fait via un navigateur internet sur l’URL.

- Actuellement, les acteurs intervenant dans les projets n’ont pas pris l’habitude d’utiliser pleinement l’espace collaboratif.

- Chacun d’eux sauvegarde ses propres documents dans des dossiers accessibles par son explorateur Windows.

- Certains intervenants rencontrent des problèmes d’archivages.

- Un manque de compétences entraîne des difficultés telles que les documents sont mal placés et des fois même égarés.

- Les procédures sont trop complexes pour certains intervenants.

- Manque de formations certain engendre sur la qualité du travail et le temps de réponse à nos collaborateurs.

II) Causes du dysfonctionnement et leurs solutions :

1) Documents mal classés :

On estime que c’est en Phase REA qu’il y’a eu le plus de documents mal classés avec un pourcentage de 46% soit 1500 documents échangés.

- Solution :

Créer un poste en plus au sein de l’entreprise dont l’une des tâches principales serait le classement de documents et l’ajout de ceux-ci sur le logiciel commun.

1) Problème d’archivages :

Ils sont à l’origine d’une perte de documents, ce qui engendre une perte de temps pour les employés.

- Solution :

Il serait préférable de dupliquer les données se trouvant dans les fichiers centralisés vers un autre serveur à l’accès restreint afin de conserver une sauvegarde en cas de cyberattaque et d’éviter la perte de documents informatiques.

2) Complexités des procédures

- Solution :

Mettre des procédures accessibles à toutes et à tous et ce peu importe le niveau informatique de chacun.

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