Préparer et animer une réunion
Cours : Préparer et animer une réunion. Recherche parmi 298 000+ dissertationsPar guilepasage • 22 Octobre 2018 • Cours • 1 648 Mots (7 Pages) • 857 Vues
PREPARER ET ANIMER UNE REUNION
1 - TOUT D’ABORD : PREPARER
Conférences, débats, tables rondes, groupes de travail, assemblées générales d’association, briefing auprès d’enquêteurs, brainstorming… autant de motifs de se réunir dans l’entreprise, le lycée ou le quartier. Chacun d’entre vous a déjà participé à une réunion et devient donc susceptible de l’organiser lui-même. Voici quelques règles simples à respecter pour préparer vos réunions en toute sérénité.
PREMIERE ETAPE : LE SUJET
La « réunionite » passe pour être la maladie de nombreuses organisations, entreprises ou administrations. Aussi, la première question à se poser est bien « la réunion est-elle indispensable ?». Si la réponse est oui, définissez précisément les objectifs qu’elle doit atteindre : achat ou non d’une machine à café, obtention de noms de marque, présentation de consignes … et retenez le type de réunion adapté, comme vous l’indique le tableau ci-dessous.
Les différents types de réunion :
Objectifs | Types de réunion | Caractéristiques |
Transmettre des informations | Congrès, colloques, conférences | Rassemblement de 30 à 500 personnes avec un conférencier qui a un rôle d’information. |
Assemblées générales | Réunion de 10 à 100 personnes autour d’un président de séance. | |
Réunions d’information descendante | Briefing, exposé de décision, ces réunions remplacent une note d’information pour permettre un échange et une réponse aux questions posées. | |
Interviews de groupe | Ces réunions ont pour objectif de recueillir des informations auprès d’un groupe de 5 à 10 personnes. | |
Préparer ou prendre des décisions | Réunions-discussions, commissions de travail, tables rondes | La discussion gérée par l’animateur doit aboutir à une solution, une décision ou une conclusion. |
Groupes de créativité, brainstorming | Ces réunions recherchent des solutions originales à un problème posé | |
Confronter des opinions divergentes | Réunions de négociation | L’animateur ou médiateur recherche un accord entre les sous-groupes aux points de vue différents, voire divergents. |
DEUXIEME ETAPE : LES PARTICIPANTS
La sélection des participants s’effectue en fonction du thème retenu. Pour une réunion de travail, 5 à 10 personnes sont invitées pour obtenir une dynamique de groupe et une participation active des membres. Au-delà de 10, la réflexion est plus longue et le groupe tend à se fractionner. Les participants seront choisis pour leurs compétences ou expérience : un commercial pour sa connaissance de la clientèle, un technicien pour sa maitrise de la production, etc.
TROISIEME ETAPE : LA DATE ET LA DUREE
La date est définie d’une part selon les disponibilités des intervenants indispensables au bon déroulement de votre réunion et d’autre part en fonction de contraintes matérielles (réservation de la salle par ex). Quant à la durée, d’un maximum de 2 à 3 heures, elle varie selon les objectifs de travail définis pour conserver l’attention et la concentration des participants. La durée de la réunion est indiquée sur la convocation pour permettre aux participants de s’organiser.
QUATRIEME ETAPE : LE LIEU
Disposer d’une salle adaptée facilitera la conduite de la réunion. Ainsi, une taille en adéquation avec le nombre de participants, un équipement matériel performant (climatisation, tableau, vidéoprojecteur, micro, etc.), un confort suffisant sont des éléments favorables à la communication entre les membres.
CINQUIEME ETAPE : LA CONVOCATION
Selon le type de réunion, elle se fera par affichage (congrès, conférence) ou par invitation individuelle personnalisée ou non (assemblée générale des parents d’élèves), voir page suivante.
Il ne faut pas sous-estimer l’importance de la convocation à une réunion de travail, sous peine de constater que certaines personnes ne sont pas disponibles, sont en retard ou n’ont pas préparé leur intervention. Ces difficultés sont alors source de perte de temps voire de conflit entre les individus du groupe.
SIXIEME ETAPE : LES CONDITIONS MATERIELLES ANNEXES
La bonne organisation d ‘une réunion facilite les échanges et la participation. Il convient donc d’éviter toute perturbation (téléphone, visiteurs, etc.), de résoudre les problèmes éventuels d’hébergement, de transport et de prévoir la prise en charge des repas.
SEPTIEME ETAPE : LA PREPARATION DU SUJET PAR L’ANIMATEUR
L’animateur collecte toute documentation nécessaire à la présentation du thème et prépare les aides audiovisuelles pour introduire la discussion. Pour accroitre l’efficacité de la réunion, un dossier est remis aux participants au préalable s’il est important ou au démarrage de la séance de travail s’il s’agit d’un simple rappel d’éléments nécessaires au travail. Le dossier doit être présenté de façon claire, être complet et facile d’emploi.
HUITIEME ETAPE : LA PREPARATION DE LA SALLE
La disposition spatiale joue un rôle important dans la communication. Variable selon le type de réunion organisée, et le nombre de personnes présentes, elle permet aux participants de se voir et s’entendre mutuellement. Ainsi, seules les tables rondes ou ovales favorisent les relations dans le groupe de travail. Un plan de table sera dressé. Par contre, dans une assemblée, la meilleure solution demeure celle de l’estrade pour l’orateur, face aux participants, avec une sonorisation adaptée. Des badges d’identification ou des chevalets nominatifs seront parfois nécessaires, des bouteilles d’eau et des verres seront indispensables et n’oubliez pas de vous interroger sur la possibilité de fumer ou non lors d’une pause au cours de la réunion…
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