Organiser une réunion

Calendrier de planification des tâches d’organisation d’une réunion

Actions Délai Date de réalisation

Détermination des points clés

Avant la réunion

Point clés :

- Objectif de la réunion

- Sélection des participants internes, externes sur la base de données

- Date, horaires, durée (avec demande préalable auprès des participants)

- Lieu

- Salle (procéder à la réservation)

- Ordre du jour J-30 20 novembre

Préparation de la communication – Contact avec les participants

- Demande du choix d’une date et d’un horaire (propice ou à éviter)

- Collecte des réponses

- Choix définitif de la date de réunion

- Envoi du courrier (ou courriel) de convocation

- Relance éventuelle et détermination du nombre définitif des participants

- Conception des supports de communication nécessaires (feuilles d’émargement…)

- Réalisation des documents (dossier animateur et participants)

- Conception de supports d’animation (diaporama, carte visuelles…) J-27 23 novembre

Préparatifs organisationnels : réservation

- Repérage des restaurants ou hôtels avec salle de réunion

- Demande de devis aux restaurants ou hôtels

- Dépouillement des propositions

- Sélection du restaurant ou hôtel

- Après réception des réponses des participants, réservation auprès du restaurant ou hôtel J-24

J-17

J-7 26 novembre

3 décembre

13 décembre

Préparatifs matériels – Salle de réunion

- Disposition et plan de table

- Fléchage accès

- Nombre de tables et chaises

- Place de l’animateur et des participants

- Stylo, papier, dossier individuel

- Chevalet en carton d’identification

- Gobelet, serviettes, eau…

☒ Téléphone

☒ Tableau blanc papier ou électrique

☒ Rétroprojecteur

☒ Vidéo projecteur

☒ Ordinateur

☐ Accès Internet

Autres : …………………………………………….

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