Organisation Reunion

Une réunion consiste à regrouper un ensemble de personnes à une date déterminée et dans un lieu donné, équipé (éventuellement) de matériel.

La conduite de réunions est une étape essentielle dans la vie de l’entreprise. C’est une opération délicate car non seulement elle est longue à mettre en œuvre par rapport à la logistique, mais elle repose essentiellement sur les compétences de l’animateur, qui est chargé d’établir un climat de confiance.

Les raisons de se réunir correspondent à des besoins variés. Il peut s’agir de :

- Diffuser ou collecter des informations ;

- Mener un travail collectif, résoudre un problème.

2. La typologie des réunions

Il est possible de distinguer différents types de réunions, en fonction :

• Des objectifs poursuivis :

La réunion d’information :

Elle permet de diffuser une information relative à la vie de l’organisation.

Les réunions d’informations peuvent être :

-descendantes : permettent à la direction de faire passer un message.

-ascendantes (appelées aussi « interview de groupe » : elles sont l’occasion de recueillir des informations, des opinions ou des réactions de groupe et de faire remonter cette information vers les dirigeants.

Le rôle de l’animateur y est très important.

La réunion de concertation :

Appelée aussi réunion-discussion, elle favorise l’expression et les échanges d’idées entre les participants.

La réunion de résolution de problème :

Elle a pour mission de trouver des solutions à un problème qui se pose dans l’organisation. Les techniques de créativité sont utilisées de façon privilégiées dans ce type de réunion.

• Du rythme de leur organisation :

-les réunions institutionnelles : peu fréquentes, elles sont généralement prévues par les textes (exemple : conseil d’administration, assemblée générale) ;

-les réunions habituelles : organisées périodiquement, elles regroupent les membres d’un service de l’entreprise (exemple : bilan mensuel des ventes réalisées par les commerciaux) ;

-les réunions occasionnelles : elles sont organisées lors d’un événement ou en fonction des besoins (exemple : fête de départ d’un salarié).

3. La préparation de la réunion

La préparation est une phase déterminante pour la réussite de la réunion. Elle nécessite rigueur et minutie et se déroule en plusieurs étapes.

Pour faciliter le suivi du travail préparatoire, il est nécessaire de dresser une liste de contrôle qui récapitule chronologiquement toutes les tâches à réaliser jusqu’au jour de la réunion.

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