Note De Synthèse Finebouche

Introduction :

La société Finebouche est spécialisée dans la production et la vente de produits régionaux haut de gamme, et elle est en plein développement. Cependant, il y a des problèmes d’organisation et de communication dans les services administratifs et commercial (3 personnes : 2 assistantes et 1 secrétaire). Il est important de régler ce problème pour qu’il n’y est pas de répercussion sur l’entreprise.

Comment régler ces problèmes d’organisation et de communication ?

En première partie, je vais évoquer les problèmes d’organisation et en seconde partie les problèmes de communication.

Développement :

1ère Partie : Les problèmes d’organisation

Dans la société Finebouche, il y a de réels problèmes d’organisation.

Aucune planification des relances clients n’est faite, la base de données pour le suivi des relances n’est pas mise à jour, pas de coordination entre le personnel et la direction.

Les supports changent tout le temps (post-it, mémo, courriel…) ; le papier de mauvaise qualité ; une imprimante en panne ; rupture de stock fréquentes. La direction ne fait pas assez de réunions pour organiser le travail de la semaine et les projets à long terme.

La secrétaire doit se déplacer dans chaque bureau qui sont éloignés les uns des autres ce qui lui fait perdre du temps. Les assistantes oublient de lui transmettre les besoins en fournitures de bureau ce qui provoque un retard des commandes. L’imprimé de commande n’est pas toujours bien rempli.

Il n’y a pas de transmission des consignes ; pas de procédure précise mise en place ; pas de coordination suffisante ; les définitions de poste ne sont pas précises.

2ème partie : les problèmes de communication

La transmission des informations sur les réclamations est lente ; les commerciaux transmettent avec retard les réclamations et les courriers sont parfois envoyés 10 jours après.

Difficultés à rédiger les courriers car les consignes données sont imprécises.

La communication est difficile entre les assistantes.

Conclusion :

Pour apporter des solutions à la société Finebouche, il faudrait faire des réunions toutes les semaines ; mettre en place des procédures ; définir les tâches les répartir si besoin de façon plus claire et plus précise pour les salariés. Renforcer la cohésion (faire des repas tous ensemble…) ; créer des documents (planification des relances clients) ; réorganiser les bureaux si possible et peut être embaucher d’autres personnes pour pouvoir répartir le travail de façon équitable.

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