Les dysfonctionnements des réunions au sein du Comité de direction

L’assistante

M. Daumain, M. Cloval

Rapport

Objet : Les dysfonctionnements des réunions au sein du Comité de direction

P.J. : - analyse statistique

- diagramme causes-effets

I) Diagnostic opérationnel :

Les éléments d’étude relatifs aux réunions mettent en évidence un certain nombre de dysfonctionnements.

Pour réduire les insatisfactions, je dresserai tout d’abord un état des lieux de la situation, puis vous trouverez une réflexion sur les causes des dysfonctionnements.

Le dernier point est une proposition de pistes de solutions.

De nombreuses réunions sont organisées pour accompagner l’activité du comité de direction. L’analyse statistique montre que 468 réunions ont été organisées en N, soit 39 réunions en moyenne par mois. Le temps consacré aux réunions atteint près de 1 200 heures en N, soit une centaine d’heures par mois. L’utilité de certaines réunions est remise en cause par certains cadres. Les aspects logistiques génèrent également des insatisfactions, qui se manifestent par une perception négative de ces moments de concertation, engendrant des retards, des absences (12 %) et des tensions entre les collaborateurs

Les enjeux de l’amélioration des réunions Ces réunions sont nécessaires mais génèrent des insatisfactions exprimées par l’encadrement et par les assistants chargés de la logistique.

Outre les pertes de temps, les coûts engendrés par ces réunions sont très importants : temps passé par les collaborateurs, location de salles à l’extérieur (une évaluation sommaire de cette location permet d’avancer la somme de 15 500 € par an)… Il est impératif de faire disparaître l’image négative que représentent ces moments de concertation aux yeux des collaborateurs. Le travail de résolution du problème doit porter à la fois sur l’organisation en amont, mais également sur la conduite et le suivi des réunions. Compte tenu du temps et des coûts occasionnés par les réunions, il faut également se fixer l’objectif de réduire leur nombre. La qualité du travail administratif doit être le fil conducteur des actions à mener.

À partir des remarques des participants et de la réflexion des assistants, j’ai réalisé un schéma récapitulant les différents aspects négatifs réels ou perçus dans l’organisation par la tenue des réunions (diagramme causes-effets joint). Ce travail facilite le repérage des causes probables des dysfonctionnements et constitue une base pour la recherche de solutions correctives.

1. Les aspects matériels

Deux aspects posent problème :

- la nécessité d’organiser des réunions à l’extérieur du site, par manque de places dans nos salles actuelles, est un motif d’insatisfaction : la perte de temps, les problèmes de retard et, surtout, le coût de la location sont les principaux effets observables ;

- le second motif réside dans l’aspect organisationnel et concerne principalement les assistants : le planning est localisé au service des ressources humaines, ce qui oblige à se déplacer à la fois pour les réservations et pour la consultation. Les informations du planning sont insuffisantes, car on ne sait pas qui a réservé et pour quel motif. Les ajustements sont donc impossibles.

2. Les procédures :

On constate trois insuffisances concernant :

- la logistique : la prévision des aspects matériels (salle, équipements), la communication de l’ordre du jour aux participants et la relance de dernière minute sont à améliorer ;

- l’animation des réunions : digressions, mauvaise gestion du temps et tensions devraient pouvoir être évitées ;

- le suivi des décisions prises en réunion : la perception des réunions ne peut pas être positive si les décisions prises en réunion ne sont pas suivies d’actions.

3. Les habitudes et les comportements humains :

Les réunions

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