FIHE E4 AM, gérer un déplacement

BTS Assistant de Manager - Session 2018

FICHE DESCRIPTIVE D’ACTION PROFESSIONNELLE

ÉPREUVE E6 : ACTION PROFESSIONNELLE

FICHE DE SITUATION N°:

Nom et prénom du candidat : KORICHE Amina

N° d’inscription :

L’ACTION PROFESSIONNELLE

Intitulé de l’action professionnelle : Gérer un déplacement

Réelle (menée en milieu professionnel)

OUI



NON

Simulée (conduite en formation)

OUI

NON



Contexte international

OUI

NON



Relevant des activités de soutien (finalités 1 à 4)

OUI



NON

Relevant de la prise en charge des activités déléguées (finalité 5)

OUI

NON



Portant sur un dossier spécialisé

OUI

NON



Dates et durée de l’action :

LE CONTEXTE DE L’ACTION PROFESSIONNELLE

La société ROUX OEUVRE MAITRISE, est en activité depuis 20 ans.
Implantée à PARIS, elle est spécialisée dans le secteur d'activité de l'ingénierie, études techniques, elle est aujourd’hui  en pleine croissance.

Je suis assistante du Manager, Pierre BROSSET Responsable du Service Gestion Technique, je réalise ainsi : la gestion des appels, traitements des Emails, réalisation des courriers et classements, le suivi du budget/facturation, rédaction de compte-rendu des réunions et la diffusion, préparer les dossiers de travail…

Un nouveau site vient d’être acquis par l’entreprise pour y gérer la gestion technique, le manager m’a chargé de préparer son déplacement

Pour réaliser cette action, j’avais les contraintes suivantes :

- Temporelle, à savoir 3 jours pour tout gérer

- budgétaires, respect du budget serré

Pour réaliser cette mission, j’avais à ma disposition un ordinateur relié à internet et au réseau de l’entreprise, le Pack Office (Outlook, Power Point), un poste téléphonique et une imprimante / scanner / photocopieuse.

J’étais en relation avec mon Manager, et les diverses personnes extérieurs pour traiter mes demandes.

OBJECTIFS POURSUIVIS

- Alléger le Manager dans ses tâches quotidiennes

- Lui faciliter son déplacement

METHODOLOGIE

Préparation :

- Identification de la demande : connaître tous les impératifs du Manager : dates, lieux, durée du déplacement, le mode de déplacement, le mode de transport, le choix de l’hébergement et le budget ;

- Elaboration d’une check-list prévoyant les actions à réaliser

Action :

- Réserver  les billets d’avions

- Réserver le taxi

- Réserver l’hôtel

- Réserver le restaurant

- Réaliser un Power Point du voyage et le présenter au manager pour validation

- Imprimer les billets

- Notifier l’absence du Manager sur l’agenda Outlook

- Convenir des rendez-vous avec les interlocuteurs du nouveau site

Evaluation :