Dossier PPP Assistance de direction

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Dossier PPP Assistante de direction

Chaque année, environ 170 élèves sont sélectionnés pour suivre la formation Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) à l’Institut Universitaire de Technologie de Tours Nord. Le DUT GEA (Diplôme Universitaire de Technologie) prépare les étudiants à faire face au monde du travail, même si aujourd’hui la plupart d’entre eux continue leurs études. Cette formation rapide mais très complète propose de nombreux cours allant du droit jusqu’aux mathématiques financières en passant par l’expression communication et culture générale. Cette filière permet ainsi de faire découvrir aux étudiants le monde de l’entreprise dans sa globalité et les différents services qui la composent. L’option de deuxième année permet un apprentissage plus spécialisé offrant  un large choix de possibilités futures dans divers domaines : finances, comptabilité, ressources humaines, management… Les étudiants peuvent s’orienter vers des licences et master comme au sein d’un Institut d’Administrations des Entreprises (IAE) ou encore vers des écoles de commerce.

A l’issu de cette formation BAC +2, un large choix de possibilités de métiers s’offrent à nous : comptable, assistant des Ressources Humaines, entrepreneur…  Dans ce dossier nous allons nous concentrer sur celui d’attachée de direction. Ce métier est très important, en particulier dans les grosses entreprises. En effet, l’attaché de direction est essentiel au manager puisqu’il gère son quotidien. Pour présenter au mieux ce métier nous avons rencontré Mme Nathalie MAGNAN, attachée de direction depuis 20 ans chez Michelin. Le deuxième fabricant de pneumatique mondial, dirigé par M. Jean-Dominique SENARD depuis 2012 est coté au CAC 40 compte plus de 11000 collaborateurs dans environ 120 pays. Mme MAGNAN a choisi de travailler chez Michelin car la société a parmi ses valeurs l’innovation et la préoccupation de ses collaborateurs. Ses valeurs humaines comme la confiance et le respect favorisent le dépassement de soi. Le métier d’attaché(e) de direction fait partie des métiers de l’assistant, apparus en même temps que les entreprises dans les années 1850. Ces métiers sont à l’origine masculin mais se féminise rapidement suite à l’apparition de la machine à écrire qui requiert une agilité des doigts. La bureautique bouleverse également l’assistanat puisqu’elle entraîne de nombreuses formations. Attaché(e) de direction est donc un métier qui s’est adapté au fil des années.

Alors, en quoi consiste le métier d’attaché(e) de direction et quels sont ses enjeux au quotidien ?

Nous verrons dans une première partie une présentation générale de ce métier indispensable et imprévisible avant d’étudier le profil et les compétences nécessaires.

1. Attaché(e) de direction, un métier caché derrière un manager populaire

Tout d’abord, nous allons voir que le métier d’attaché(e) de direction est essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise. A travers une pluralité de missions, il est chargé de gérer le quotidien d’un cadre de direction, c’est-à-dire un manager. Ainsi, il gére les projets avec les collaborateurs, les relations externes et assure la gestion administrative. Il constitue un atout pour le manager puisqu’il a pour mission d’organiser les modalités de ses journées afin qu’il se consacre entièrement à son travail.

Pour arriver au statut d’attaché(e)de direction il faut d’abord avoir travaillé plusieurs années auparavant en tant qu’assistant(e) afin d’acquérir des savoir-faire, une bonne connaissance de l’entreprise et les bases de l’assistanat. En effet, le métier d’attaché(e) de direction se base sur des compétences d’assistante. Avoir déjà exercé le métier d’assistante dans une entreprise est un atout majeur pour devenir attaché(e) de direction au sein de cette même entreprise, en particulier chez Michelin qui est une grosse structure. En effet, la personne connaît déjà la politique et la culture de l’entreprise et s’adapte ainsi plus facilement. Il y a donc une mobilité interne importante. Pour arriver au poste d’attaché(e) de direction.  Il n’y pas de diplôme spécifique à part le bac mais des savoir-faire essentiels qui sont importants et qui peuvent s’acquérir par le biais de formations. Dans ce métier la pratique a plus d’incidence que la théorie. Il y a donc plusieurs chemins pouvant conduire à attaché(e) de direction comme un BTS assistant de manager ou encore à un DUT Gestion des Entreprise et des Administrations.

Les tâches de ce métier peuvent être très diverses et sont propres à chaque entreprise. Chez Michelin, l’attaché(e) de direction a une activité commune à toutes les assistantes mais à un degré supérieur. La personne doit alors gérer l’agenda du manager, organiser  et réaliser des déplacements internationaux. C’est-à-dire qu’elle doit effectuer les réservations des hôtels, des restaurants et trouver les lieux des réunions. Le lieu et la date vont être déterminés en fonction de plusieurs critères comme la disponibilité des personnes conviées, les évènements récents qui pourraient pousser à une réunion. Elle doit aussi réaliser les notes de frais de déplacement du manager, elle s’occupe de la partie administrative des congés et organise les réunions des équipes de direction qui sont constituées de 15 à 20 personnes. L’attaché(e) de direction va accompagner le manager lors de ses déplacements, uniquement lorsqu’ils sont importants soit environ quatre fois par an pour l’attachée de direction que nous avons interviewée. Mais elle prépare systématiquement les déplacements professionnels ainsi que les présentations du manager, comme les power point, qu’elle réalise en coopération avec les collaborateurs de l’entreprise. Ces derniers vont l’aider sur des précisions éventuelles comme des informations rapides (nombre de ventes, des statistiques), des chiffres précis et toutes sortes d’informations essentielles à une bonne présentation. Pour réaliser ce travail, il est nécessaire d’avoir un bon relationnel avec l’équipe de collaborateurs pour gérer le quotidien : prises les rendez-vous, pouvoir répondre à leurs demandes rapidement, ou encore pouvoir échanger avec eux sur des sujets plus personnels dont ils ne veulent pas parler à leur supérieur et leur apporter une solution dans la mesure du possible. L’attaché(e) de direction représente donc un intermédiaire entre les assistantes, les collaborateurs et le manager. Il faut alors savoir communiquer en face à face et surtout savoir écouter les autres, une qualité requise en ressources humaines et management. Mais la communication s’effectue aussi par SMS pour des informations courtes qui nécessitent des réponses rapides ou encore par mail pour des informations plus détaillées.

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