Centralisation des techniciens(ne)s en organisation scolaire (TOS)

PROJET

Titre du projet : Centralisation des techniciens(ne)s en organisation scolaire (TOS)

Promoteur : Centre de service scolaire de Laval

Bénéficiaire : Centre de service scolaire de Laval

Chef de projet : Anne-Marie Sauriol-Audet

1. La définition du projet

Le but du projet

La centralisation des ressources et des budgets qui sont dédiés au centre de service scolaire sont nécessaires pour assurer une répartition équitable des ressources et favoriser l’égalité des chances, pour garantir la qualité des services, l’efficience, l’expertise, le partage de connaissances et pour privilégier une organisation du travail cohérente et équilibré.

L’objectif du projet

Créer un nouveau département au sein du centre de service, afin de centraliser les TOS.

L’extrant

Un nouveau département avec toutes les TOS en poste ce qui aura pour but de faciliter les éléments suivants:

• Partenariat entre écoles
• Partage de connaissances et de ressources
• Remplacement facilité lors d’un départ ou d’une absence
• Une uniformisation des processus au travers des écoles
• Un personnel plus stable
• Des coûts en salaire réduit pour cette catégorie d’emploi
• Réduction des délais lors des différentes étapes de validations et transmission, et par le fait même augmenter la qualité des données dans les écoles.

Les activités

Voici les activités nécessaires pour produire et livrer l’extrant du projet :

• Étude financière de la mise en application de la centralisation des TOS
• Élaboration d’un plan de centralisation à présenter aux directions des écoles secondaires et de la direction générale du centre de service
• Plan pour la redistribution des tâches qui n’appartiennent pas au TOS, mais qui au fil des années leurs ont été attribuées.
• Plan d’affaire, afin de mettre en lumière les échéanciers du projet.

Les intrants

Les principaux intrants nécessaires à l’exécution des activités énumérées ci-dessus sont :

• trouver un gestionnaire (régisseur) pour prendre en charge le nouveau département
• trouver un lieu physique pour permettent aux différents TOS de sortir des écoles, afin de se diriger vers le bureau administratif
• transferts du financement au niveau des STI qui hébergeront le nouveau département
• Un ferme engagement de la part de la direction générale au projet, afin de dicter des lignes directrices précise
• Adhésion des directions d’école dans la gestion de changement de gouvernance des TOS
• Assurer une vigie au niveau des demandes d’ouvertures de postes qui seront demandés par les écoles lors des mouvements de personnel
• Mobiliser et régulariser les postes du personnel en place dans l’équipe de support TOS, afin de conserver l’expertise.
• Gestion du changement auprès des TOS, qui changent de gouvernance.

1. Les conditions et les contraintes d’exécution

Les conditions actuelles

La situation actuelle, est qu’il y a un mouvement massif des techniciens(e)s en organisation scolaire TOS vers les autres services, ce qui a pour effet de fragiliser l’organisation des écoles secondaires. Présentement, il n’existe aucun partenariat entre écoles, donc aucun partage de connaissances et des ressources. Lors du départ d’un TOS, le remplaçant et/ou nouveau TOS n’a pas ou peu été formé avant son entrée en poste, ce qui occasionne un risque dans les différentes opérations des établissements. Le Ministère de l’Éducation oblige les institutions à produire des horaires et bulletins à des dates précises. Le mouvement du personnel met à risque ces obligations. Nous devons également avoir une vision à long terme et considérer les départs à la retraite des directions d’écoles, d’ici 5 ans nous pouvons prévoir au moins 3 à 4 départs.

Les conditions souhaitées

Donner un service de qualité et adapté aux besoins des écoles, assurer l’équité et l’unicité des services dans le respect des contraintes financières. Réduire les risques reliés au fonctionnement organisationnel dans les milieux et uniformiser les processus. Centraliser les forces afin d’offrir le meilleur et permettre à chacun de se développer. Devenir un leader et un modèle auprès des autres organisations. Revoir la classification des tâches des TOS, afin de ne garder que les tâches attribuables au titre d’emploi.

Les contraintes de temps

Il n’y a pas de contrainte de temps précise à ce projet, mais de préférence 3 ans après l’acceptation du projet, par la direction générale, 75 à 80 % des TOS devraient être associé au nouveau département.

Les contraintes de coût

Le projet devra se réaliser sans engendrer de coût supplémentaire que le transfert des budgets entre les écoles et le centre administratif. Le transfert de coût correspond aux salaires des TOS qui changent de lieu de travail.

Les contraintes de qualité

La centralisation devra amener une exactitude dans les données des écoles, ainsi qu’une uniformité dans les banques de données. De plus, ce projet devra standardiser les façons de faire, afin de les rendre uniformes autant que possible et permettre ainsi la flexibilité dans le personnel assigné aux écoles.

1. Les risques

Ce projet étant en constante évolution, les risques pour ce projet sont plus de l’ordre humain, de la motivation et de la participation des principaux acteurs, soit les TOS et les directions d’écoles.

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