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Agir et prendre des décisions opérationnelles

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Par   •  5 Décembre 2017  •  Cours  •  824 Mots (4 Pages)  •  207 Vues

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BTS AMJV

FINALITE 4

Chapitre 2

Agir et prendre des décisions opérationnelles

Compétences attendues :

  • Apprécier le champ de ses propres responsabilités.

  • Prendre des décisions opérationnelles.


  1. DECIDER

  1. La notion de décision

Décider consiste à opérer un choix entre plusieurs possibilités, en s’appuyant sur des informations préalablement collectées et traitées. Les décisions sont le véritable moteur des organisations : elles sont extrêmement nombreuses et variées, et leurs conséquences peuvent être plus ou moins étendues

  1. Les différents types/niveaux de décisions et le rôle de l’assistant(e)

Décision Fondamentale

Décision d’importance moyenne

Décision courante

Intitulé

Décision stratégique (ou de planification)

Décision tactique

(ou de pilotage)

Décision opérationnelle

(ou de régulation)

Niveau auquel se prend la décision

Direction

Chef de service

Assistante de manager

Type de décision

Décision engageant l’avenir de l’entreprise sur plusieurs années ; décision complexe et non prévisible

Décision aux conséquences importantes à moyen terme (quelques mois à quelques années)

Décision de court terme et de portée limitée ; décision courante, répétitive et prévisible

Rôle de l’assistant(e)

Aucun

Il (elle) peut aider à préparer la prise de décision

Il (elle) peut prendre lui (elle)-même la décision sur délégation du manager

Exemples

1

4

5

7

5

2

3

9

2

6

8

Exemples à déterminer :

  1. Lancement d’un nouveau produit
  2. Commande de fournitures
  3. Recrutement
  4. Abandon d’une activité jugée peu rentable
  5. Réaménagement des locaux
  6. Etablissement d’un planning de congés
  7. Rachat d’une entreprise concurrente
  8. Redistribution des tâches en cas d’absence d’un salarié
  9. Prime octroyée aux secrétaires de service

  1. Qu’est-ce que déléguer ?

Déléguer, c’est se décharger de tâches sur une autre personne, en lui laissant une certaine autonomie, le choix des moyens et des méthodes pour parvenir aux résultats fixés.

Pour ce faire, le manager doit s’assurer que l’assistant(e) a les compétences requises et qu’il (elle) comprend la mission confiée. Il doit lui fixer des objectifs précis et réalistes.

  1. Comment fixer les objectifs ?

LES OBJECTIFS SMART

Spécifique

La formulation d’un objectif se doit d’être la plus précise et la plus compréhensible possible, afin d’éviter tout égarement nuisible à la bonne marche du projet en cours d’exécution. Ce critère permettra à quiconque d’avoir une lecture concise du but à atteindre, tout en percevant sa faisabilité. La simplicité est donc le maitre mot ici, ce qui a pour avantage de permettre de cerner d’avance les éventuelles difficultés qui pourraient surgir, pour définir les stratégies à mettre en œuvre au cas où.

Mesurable

Un objectif mesurable doit être quantifié ou qualifié, ce qui fournit des informations factuelles et concrètes permettant la prise de décision. Le fait qu'un objectif soit mesurable le rend plus tangible aux yeux des managers et des collaborateurs.

Atteignable

Un objectif acceptable est un objectif suffisamment grand, ambitieux pour représenter un défi et être motivant pour tous.

Par ailleurs, l'atteinte d'un objectif ne doit pas se faire au détriment d'un autre.

Réaliste

Un objectif réaliste se situe à un niveau pour lequel le défi motivera le nombre maximal de participants, tout en évitant au mieux les abandons potentiels au fil de sa progression. En clair, il doit à la fois pousser les équipes à se dépasser, ce qui sera à la source de progrès plus rapides et importants. Mais il doit correspondre à ce qui peut être raisonnablement fait, en fonction des impératifs et des contraintes diverses (ressources humaines, finance, technologie, qualité, délais…).

L’assistante doit pouvoir atteindre de moyen réaliste les objectifs avec le moyen dont elles disposent

Temps

Un objectif temporellement défini est clairement délimité dans le temps. Il comprend une date butoir, éventuellement assortie de dates intermédiaires. Celles-ci doivent être clairement énoncées.

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