Gestion électronique des documents

Gestion Electronique des Documents (GED)

1. Introduction à la GED

En moyenne, dans une entreprise, un employé passe près de 13% de son temps à rechercher des informations dans les documents de son ordinateur. La GED a pour objectif de déterminer des procédures pour :

• Gagner du temps dans l’organisation du travail
• Eviter de perdre des documents
• Faciliter le partage des documents
• Organiser le stockage des documents

Il faut distinguer la GED courante et la GED d’archivage. La première concerne tous les documents qui sont en cours d’utilisation dans la période considérée ou susceptibles de l’être. La deuxième concerne les documents que l’on doit conserver mais qui ne feront plus l’objet de modification.

1. GED courante

1. Création et acquisition

1. Modes de création et d’acquisition

Les documents présents sur un ordinateur peuvent être créés directement sur celui-ci ou importés. La création se fait par saisie sur logiciel, que ce soit pour des fichiers textes, des tableaux, mais aussi des fichiers multimédias. D’autres documents peuvent avoir été importés selon plusieurs méthodes :

• Scannage (avec possibilité de reconnaissance de caractères OCR, scan avec douchette…)
• Pièce-jointe d’un mail
• Apport par support de stockage amovible (disque-dur externe, clé usb, DVD…)
• Téléchargement depuis le web
• Téléchargement depuis un serveur FTP
• Conversion du format de document initial vers un autre format.

1. Nommage des documents

Certaines règles de nommage des documents sont, lorsqu’elles sont respectées, utiles pour retrouver plus facilement le bon fichier. Il s’agit notamment de  la normalisation des noms selon le type de document. Par exemple, il est possible de commencer le nom de tous les comptes-rendus de réunion par CR suivi de la date au format JJMMAA. Cela permet de retrouver instantanément un compte-rendu d’une réunion dont la date est connue ou de regrouper tous les comptes-rendus si cela est nécessaire. Une plaquette pourra être nommée selon le format « pl »+AA+ « r » ou « v » pour recto ou verso+ n° de la version (pl12r3 signifiera plaquette 2012 recto, version 3). Il est également possible, et même imposé par les normes ISO d’insérer de manière automatique certaines informations dans les documents internes (n° de version, date, auteur, chemin d’accès au document).

1. Format des documents

Il peut être intéressant de connaître les extensions de fichiers en fonction du logiciel utilisé pour retrouver un document. Par exemple, une recherche de fichier sur les .psd créés après une date donnée permettra de retrouver tous les documents non aplatis réalisés avec photoshop après cette date.

1. Indexation

Outre le nom du fichier, il est possible d’attribuer à un document des informations supplémentaires. Ces informations sont de deux types : les métadonnées et les mots-clés. Les métadonnées sont l’auteur, le type de document, la date de création, le modèle d’appareil photo pour un document visuel…Les mots-clés sont choisis librement et permettent d’indexer un document de manière personnalisée. Par exemple, lorsqu’une entreprise organise une manifestation, elle peut attribuer le nom de cette manifestation comme mot-clé à tous les documents produits à cette occasion. Ainsi, si plus tard il est nécessaire de rassembler toutes les traces du travail effectué, une recherche par mot-clé sera plus efficace qu’une recherche manuelle dossier après dossier.

1. Diffusion

Pour faire bref, il existe deux types de diffusion. La diffusion passive (pull) est celle qui consiste à mettre à disposition un document que les autres peuvent consulter (sur un serveur, un site internet…). La diffusion active (push) correspond à l’envoi des documents (par mailing list ou tout autre moyen). Dans les deux cas, il faut réfléchir à qui peut accéder au document voir le modifier. La plupart des logiciels permettent de protéger un document voire de régler le degré de protection (sur Word, dans l’onglet Révision). Pour bloquer les modifications, le document peut être mis en « lecture seule ».

1. Traitement

Le choix des logiciels utilisés pour le travail compte beaucoup. Il faut distinguer 3 types de logiciels : les applications généralistes (suite office, open office…), les logiciels professionnels ou de métier (photoshop, logiciels de GRC ou de comptabilité…) et les progiciels intégrés ou PGI. Dans les deux premiers cas, les documents sont créés par défaut avec comme extension celle du format natif du logiciel. Les fichiers créés ne peuvent être ouverts qu’avec ces logiciels ou presque (cas des exports, mais les modifications dans un logiciel ne sont pas répercutées dans le deuxième). Les PGI corrigent ce défaut. Par exemple, les données saisies en comptabilité pourront être exploitées en gestion du suivi de la clientèle et ce de manière directe. Ces logiciels sont toutefois plus chers et complexes dans leur mise en place.

1. Classement et stockage

Dans une entreprise ou les ordinateurs sont en réseau, si chaque employé met en place sa propre méthode de classement, les recherches entre postes deviennent vite complexes (regardez simplement le bazar dans les documents sur les postes du lycée…). Aussi, quelques règles doivent être respectées. Au niveau de l’arborescence, il est utile de ne pas multiplier les niveaux. 3 ou 4 niveaux sont le maximum avant de parvenir à un employé. Les noms de dossiers et sous dossiers doivent être harmonisés. Enfin, les fichiers et dossiers de brouillons doivent être soit purgés, soit placés dans un dossier spécifique pour ne pas encombrer.

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Il faut également réfléchir aux supports de stockage. Tout dépend de l’utilisation qui va être faite des documents. Certains supports apparaissent (mémoires flash…), d’autres disparaissent (disquettes, ZIP, DAT…), les formats et les facilités de transports varient, l’enregistrement et la restitution de données changent et, pour finir, les capacités diffèrent d’un type de support à un autre.

Pour mémoire, l’unité de base en informatique est l’octet (1 caractère). 1ko = 1024 octet.

1Mo = 1000ko

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