Organisation de l'événement Vacances à Paris

ojet de communication

1er travail :

Cahier des charges :

Présentation du projet

1. Description du contexte :

Monsieur Depireux est le dirigeant de l’entreprise Depireux, spécialisée dans la distribution d’équipement de la protection individuelle (EPI). Cette entreprise (PME) est située à Rouen. Il y a 10 salariés au sein de la société. L’entreprise à 20 ans d’existence. Il s’agit de préparer un événement. Un week-end à Paris.

2. Objectifs :

Fêter les vingt ans de l’entreprise avec tous les salariés.

- Faire savoir aux salariés et à leurs conjoints, à travers l’agréable week-end, l’importance qu’ils recouvrent aux yeux de leurs dirigeants.

- Fédérer le personnel, accroître le sentiment d’appartenance à la société.

- Donner envie aux salariés et à leurs conjoints de participer à l’événement. Inciter les salariés à être toujours plus performants.

3. Public-cible et leurs besoins :

Cible principale :

- les dix salariés de l’entreprise.

Cible secondaire :

- les conjoints des salariés. Cible qu’il faut viser pour la bonne ambiance, pour aimer l’entreprise dans laquelle travaillent leurs conjoints et ainsi comprendre leur implication.

- Les fournisseurs de la société, pour leurs montrer la bonne cohésion du groupe.

- Amener les personnes de l’entreprise à mieux se connaître pour permettre une meilleure entente dans l’entreprise. Toute l’équipe doit passer un bon moment.

- Leur donner encore plus envie de travailler ensemble. Accroître le sentiment d’appartenance à la société.

4. Modalité d’exécution :

- Trouver un hôtel pouvant accueillir vingt-deux personnes en même temps pour un week-end.

- Réserver des places aux restaurants pour vingt-deux personnes pour quatre repas.

- Estimation budgétaire, pour l’hôtel-restaurant et les spectacles.

- Organiser des activités variées afin de satisfaire l’ensemble des personnes concernées.

5. Estimation budgétaire :

Le bud[***]get doit être compris entre 10 000 et 15 000 euros. Il doit permettre à dix salariés et leurs conjoints de passer un bon week-end.

- Hôtellerie : 11 chambres à 200 euros pour un total de 2200 euros.

- Restauration : 22 personnes x 50 euros x 4 repas pour un total de 4400 euros.

- Le total des dépenses est estimé de 6600 euros.

- Sachant que le budget financier pour ce projet est de 10 000 à 15 000 euros pour deux nuits et 4 repas.

- Il reste 8 400 euros pour organiser un spectacle, pour aller voir un humoriste ou pour d’autre activité.

6. Fiabilité matérielle :

Prévenir suffisamment tôt (3 mois avant) pour :

- Prendre un jour de congé (pour les conjoints salariés).

- Faire garder les enfants.

- Réservé une date.

7. Planning :

- Positionnement de la date de départ le 1er septembre.

- trois mois pour réaliser le projet.

- Événement prévu en décembre de l’année 2012.

- Un samedi à partir de 18h à lundi 18h.

(Documents joints)

8. Réponse possible :

- Possibilité de prendre un hôtel qui fait également de la restauration.

- Spectacle et repas compris pour une soirée.

- Proposer des divertissements, comme une péniche, pour à la fois avoir une expérience nouvelle mais également culturelle au niveau du décor qui pourrait montrer des monuments de la ville de Paris. Les salariés n’ont qu’un week-end pour voir le plus de choses.

9. Fiabilité du projet :

Un week-end à Paris semble fiable à différents niveaux :

- Facilité de mise en œuvre.

- Très accessible.

- Certains conjoints travaillant le lundi pourront rentrer rapidement.

- Un choix très vaste d’activités.

- Des restaurants de toutes sortes (3 étoiles/étranger).

- Spectacle (humoriste/les folies Bergères).

- Choix d’hôtels.

- Grande activité vers les périodes de fête

- Ville culturelle importante

10. Contraintes techniques :

En raison des heures d’ouverture de l’entrepôt (lundi 14h au samedi 18h), l’évènement devra se faire du samedi soir au lundi 18h. Week-end décalé.

A proximité d’un périmètre restreint, le projet dure deux jours, car les déplacements ferons perdre du temps sur pour les activités.

On doit prévenir les conjoints trois moins à l’avance.

1er travail :

2 ème Travail :

La programmation :

A) Liste de tâche :

(Fichier joint).

B) Les étapes :

- Définir le projet, les attentes, chronologie

Monsieur Depireux, désir offrir à ses collaborateurs un week-end à Paris Cet événement fêtera les vingt ans de l’entreprise. Il veut faire plaisir à ses salariés, les récompenser de leur investissement, maintenir une excellente cohésion et générer une ambiance favorable au travail.

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