Chap 3 - Les écrits professionnels

Chapitre 3

LES ECRITS PROFESSIONNEL

Les écrits professionnel sont nombreux dans l’entreprise ils véhiculent l’image de l’entreprise de l’émetteur. Ils doivent donc être irréprochables, sur le fond et sur la forme.

1. Les enjeux des écrits professionnels

Les écrits sont porteurs d’enjeu de communication juridique.

1. Des enjeux de communication

Dans une situation de communication orale, la relation entre l’émetteur et le récepteur est visible. Ainsi une incompréhension, une méconnaissance du sujet et un état agressif apparaissent facilement. Il est alors possible d’adapter la communication en fonction du contexte.

A l’écrit c’est plus difficile. En effet les écrits ne permettent pas d’adapter immédiatement sa communication aux réactions de l’interlocuteur. Pour se faire comprendre et éviter tout mal entendu il est indispensable de porter une attention particulière aux rédactions des écrits.

Les supports devront donc être particulièrement soignés afin de prendre en compte les réactions possibles du destinataire.

Un devis avec des fautes d’orthographe, mal présenté peut donner une absence du contrôle du responsable, personnel peu qualifié, cela peut amener le client à s’interroger sur la qualité des prestations en général.

L’émetteur doit adapter son écrit en fonction du contexte, du destinataire.

Par ailleurs l’émetteur doit susciter l’intérêt du destinataire, cela passe par l’argumentation qui consiste à présenter des idées logiquement reliées entre elles afin d’amener le destinataire à comprendre, à accepter, ou adhérer à ce qui est dit.

1. Les enjeux juridiques

Transmettre un message par écrit, est irréversible il a un caractère définitif et permanent. Par ailleurs, l’écrit peut être utilisé par moyen de preuve ou début de preuve.
Certains écrits doivent respecter des règles juridiques précises.

1. L’écrit est un moyen de preuve

Pour constituer un moyen de preuve l’écrit doit respecter certaines conditions comme la date et la signature qui identifier celui qui l’appose.

Depuis la loi du 13 mars 2000, l’écrit sous forme électronique est admit en tant que preuve au même titre que l’écrit sur support papier sous réserve que puissent être dûment identifié la personne dont il est émané.

Par ailleurs, il doit être établit et conserver dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

1. L’écrit doit respecter les règles

La loi encadre certains écrits, il convient de connaître ces règles et les appliquer.

Par exemple la loi impose la mention d’information concernant l’entreprise sur tous les documents externe (mention légales obligatoires). La loi fixe le contenu du certificat de….

1. Les différents écrits professionnels

La communication écrite est importante dans la vie d’une entreprise, elle utilise en permanence des documents administratifs, commerciaux, comptables, financiers.

Les écrits aide à la circulation des informations et répondant à des besoins précis. Il importe donc de bien connaitre les spécificités de chacun d’entre eux pour les rendre efficace et les utiliser à bon escient (correctement).

L’AG est souvent responsable de la conception (structure, contenu et mise en forme (présentation) des documents. Il dispose de nombreux outils de communication écrite pour élaborer l’information et pour la transmettre.

1. Les écrits externes

Pour transmettre des informations à un destinataire :

• courrier classique : apporter une information à un destinataire précis
• circulaire : apporter une information ponctuelle à plusieurs correspondants
• la lettre type-publi : apporter un message personnalisé à plusieurs correspondants

Pour informer et attirer l’attention du destinataire :

• brochure, plaquette, dépliant sont des supports visuel à séduire, convaincre le récepteur.

1. Les écrits internes

1. pour diffuser ou transmettre des  informations

Des écrits rédigés : une note de service, information, instruction

Il n’existe pas de présentation normalisée mais des éléments obligatoires doivent y figurer (émetteur, destinataire, date, objet, signature, titre, n° si note d’instruction, logo)

Pas de titre de civilité

Pas de formule de politesse

Une note doit évoquer 1 seul sujet

Des écrits plus court, moins formalisé : un certain nombre d’information écrite dans l’entreprise avec un formalisme un peu moins contraignant : le mémo, le courriel.

1. Pour rendre compte

Le compte-rendu et le procès-verbal relatent de façon objective des faits tels qu’ils se sont passée.

• Le compte-rendu : n’a pas de caractère obligatoire mais permet de garder une trace écrite d’un évènement et d’informer les personnes qui étaient absentes.
• Le procès verbal : document officiel qui correspond à une obligation légale. Par exemple le procès-verbal de la réunion du conseil d’Administration. Le PV est beaucoup plus détaillé et précis que le compte rendu.

Ces deux documents contiennent des mentions obligatoires (nom du document, objet, la date de l’évènement). Ils ne comportent aucun titre de civilité ni formule de politesse.

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