Fiche de poste de Lucille Berthier

FICHE DE POSTE : Assistante de manager

Intitulé du poste

Assistante de manager

Identification

Nom Prénom

Date de naissance

Niveau de formation

Ancienneté

BERTHIER Lucile

20/08/1985

BTS Assistant de direction

8 ans

Situation de poste

Service administratif et financier

N+1 : directeur

Finalité du poste

Collaborer avec le manager et contribuer à l’efficacité du service, plus particulièrement dans le domaine des Ressources Humaines

Contexte

Environnement juridique : droit social

Technologie de l’information et de la communication

Principales relations :

• A l’intérieur de l’entreprise : personnels de tous les services, responsables hiérarchiques, représentants du personnel
• A l’extérieur de l’entreprise : organismes sociaux ( Ursaaf, caisses de retraite, Assedic … ), socités d’intérim, cabinets de recrutement, écoles, université

Missions du poste

• Gérer les formations, les relations internes et sociales

• Assurer l’administration quotidienne des salariés : gestion des entrées et sorties, mise à jour des dossiers individuels, suivi des dossiers maladie et des congés

• Aider au recrutement et faciliter l’intégration des nouveaux salariés

• Préparer les réunions avec les partenaires sociaux

• Établir des tableaux de bord en vue de la réalisation du bilan social

• Informer le personnel sur la législation sociale et les avantages sociaux

• Gérer les tickets-restaurant

• Être à l’écoute du personnel et répondre à ses besoins

• Faire l’interface entre le directeur administratif et financier et le personnel

Activité du poste

Aider au recrutement et faciliter l’intégration des nouveaux salariés :

Créer et suivre le tableau de bord des recrutements selon un calendrier précis.

Rédiger des fiches de poste

Diffuser des annonces, recevoir et trier des CV, présélectionner les candidats

Convoquer les candidats aux entretiens de recrutement et participer à la prise de décision (débriefing avec le manager, rédiger des fiches « comptes rendus d’entretien »)

Prendre en charge l’intégration des candidats recrutés :

Les accueillir, établir et suivre les contrats

Compétences requises

Les compétences nécessaires pour une occupation performante du poste sont :

• Connaissances théoriques : Formation de type BTS
• Compétences techniques ou méthodologies : Maîtrise des logiciels bureautique ( pack office, Sphynx, Access … ) ainsi que des technologies de communication afin de gérer les courriers, mails, appels téléphoniques mais aussi les agendas, les organigrammes et bases de données de l'entreprise, notamment.
• Comportements et attitudes attendus dans une situation : l'assistant(e) de manager doit se rendre indispensable auprès de son n+1. Pour cela, l'assistant(e) doit mener à bien ses missions, organiser et gérer les tâches qui lui sont confiées,  faire preuve de professionnalisme, anticiper afin d'être prêt en cas d'imprévus et prendre en charge les mission plus ou moins urgentes qui lui sont confiées. Afin qu'il y ai une bonne collaboration avec son manager, il doit aussi faire preuve de discrétion, d'écoute active, d'intégrité et de patience.