Réorganisation des Bureaux D’ordre Centraux et des circuits de courriers

REPUBLIQUE TUNISIENNE

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PREMIER MINISTERE

N° 19 PM/SGG/OM

Tunis, le 10 Mai 1971

LE PREMIER MINISTRE

A

MESSIEURS LES MINISTRES

ET CHEFS D’ADMINISTRATION

TUNIS

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OBJET : Réorganisation des Bureaux D’ordre Centraux et des circuits de courriers.

P. JOINTES : Diagrammes de transmission de courrier

Schéma de classement courrier départ

Schéma de classement courrier arrivé

Diagramme temps.

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Dans le cadre de la réorganisation des méthodes de travail de l’administration, des études portant sur la réorganisation des bureaux d’ordre centraux et des circuits de courriers ont été effectuées au sein du Premier Ministère, choisi comme chantier pilote.

Ce projet a été soumis, pour avis, à tous les Départements, discutés avec leurs représentants lors du séminaire organisé à ce sujet le 1er et le 2 Mars 1971 par le secrétariat Général du Gouvernement et retouché en fonction des différentes remarques et visites dans les différents Départements.

En conséquence, ce projet sera adopté et mis en application à compter du 1er Juin 1971 par tous les Départements et Administrations.

La présente circulaire se propose de définir d’une part les principes de la réorganisation, d’autre part les modes de fonctionnement des systèmes proposés.

I - OBJECTIFS DE LA REORGANISATION :

1) Adopter un langage commun pour tous les départements et Administration

2) Faciliter la circulation de l’information

3) Définir les circuits et délimiter les responsabilités

4) Servir d’exemple modeste pour introduire dans l’administration l’esprit d’une nouvelle forme de gestion moderne participative, à la foi souple, rigoureuse et rentable.

II - PRINCIPES DE LA REORGANISATION :

1) Supprimer entièrement l’enregistrement manuel sur registre

2) Adopter en guise d’enregistrement un nouveau système de jalonnement du courrier, basé sur le classement, tout en permettant de repérer aisément la correspondance arrivée ou départ, ce système laisse la porte ouverte à :

a) une éventuelle exploitation des mouvements du courrier pour études diverses :

statistiques, économiques, etc.

b) une éventuelle explication informatique sur le système d’archivage

3) Délimiter les responsabilités dans la transmission des courriers par la signature des accusés de réception et leur renvoi au service émetteur.

4) Définir pour chaque opération type ou groupe d’opérations similaire de circuit type de transmission et le matérialiser par un diagramme

Cette représentation graphique permet d’indiquer d’une façon claire, concise et précise :

- La nature des tâches et étapes de l’opération

- Le déroulement logique et chronologique des tâches.

- Les services ou responsables chargés de l’exécution des tâches

- La position du document et son lieu de classement

5) Associer à chaque diagramme de transmission un diagramme temps qui permette notamment pour les tâches routinières.

- de fixer les durées normales des tâches

- d’évaluer les retards par comparaison des durées observées avec les durées normales

- de planifier la préparation du Courrier afin d’optimaliser les durées de séjour dans les services.

- d’assurer, sans retard, la présentation du courrier aux directeurs et aux Ministres.

III – PRINCIPES DU CLASSEMENT PROPOSE :

1) Lieux de classement

Afin d’éviter la multiplicité des classements on conservera uniquement par département :

- un classement dossier par affaire dans le service intéressé

- un classement général au bureau d’ordre central par direction et par groupes de destinataires ou d’émetteurs pour permettre de suivre les mouvements du courrier, de le repérer et recenser rapidement.

2) Codification des couleurs d’une frappe

Chaque frappe comportera 6 exemplaires de couleurs suivantes (Voir diagramme de transmission) :

- L’original + 1ère copie pelure : Blanc

destinée au service intéressé récepteur pour étude et instruction de l’affaire

- 2ème copie pelure : rose

destinée au classement courrier arrivée au bureau d’ordre

centrale du département récepteur

- 3ème copie pelure : bleue

à retourner au département émetteur en guise d’accusé de réception après émargement du département récepteur

- 4ème copie pelure : jaune

reste

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