Règles du message électronique

BTS

Assistant Manager Fiche Ressource Le courriel FRF1001

Règles du message électronique à respecter :

 Utiliser le mail avec parcimonie : limiter autant que possible le nombre de messages à envoyer afin de ne pas noyer les correspondants sous les courriels.

 Sélectionner les bons destinataires : il faut placer les personnes devant être seulement mises au courant en copie conforme (Cc:).

 Placer les adresses des destinataires dans le champ copie cachée (Bcc: ou Cci) : ainsi, chaque destinataire n'aura pas connaissance de la liste des destinataires.

 Rédiger clairement le champ objet afin d'éclairer immédiatement le destinataire sur le contenu et l'importance du message.

 Commencer par Madame, Monsieur, Mesdames, Messieurs… et terminer par un "cordialement".

 Respecter les règles d'orthographe et de grammaire.

 Condenser les informations en quelques phrases ou en une courte énumération.

Une introduction et une conclusion sont nécessaires : le message doit suivre un plan structuré, il doit être clair et précis.

 Relire les courriers sensibles : on ne doit pas écrire dans un mail ce que l'on ne peut pas dire en face à la personne concernée.

 Inutile d'utiliser les attributs de mise en forme de type caractère gras ou italique.

 Eviter les mots tout en majuscules : cela équivaut à crier.

 Eviter les informations confidentielles : ne pas envoyer d'informations confidentielles (N° de carte bancaire, codes secrets et mots de passe) sauf s'il s'agit d'un e-mail sécurisé.

 A la fin du message, indiquer le nom de l’émetteur, sa fonction ainsi que le nom et les coordonnées de l’entreprise.

 Utiliser le cas échéant les fonctionnalités comme l'envoi de pièces jointes, la création de signatures personnalisées, l'accusé de réception…

Page 1/1

...