Rapport Sur L'amélioration Du Back Office, FAST INTERIM

Assistante du Manager

Monsieur le responsable de l’agence

A "lieu, le "date"

PJ : Arbre des causes

Schéma Euristique

Rapport sur l’amélioration sur le Back Office

Afin d’améliorer le fonctionnement de l’entreprise Fast Intérim nous avons souhaitons palier à ce dysfonctionnement du service back office. Nous avons remarqué que des problèmes récurrents gênent le bon déroulement des processus. Dans une première partie je vais vous présenter les causes du dysfonctionnement et dans une seconde partie les solutions.

I- Les causes du dysfonctionnement.

Le dysfonctionnement du service est causé par plusieurs problèmes gênants : erreurs sur les bulletins de paie, délais non respectés pour la production des bulletins de paie, délais trop longs des retours de contrats, pièce manquantes des dossiers. Ces problèmes sont causés par un manque de concentration à cause de la fatigue, à une surcharge de travail et un manque d’organisation du à une procédure insuffisante. La gêne est aussi causée par une procédure trop longue à cause de sa complexité et aussi d’un manque de relances. Des oublies de pièces ralentissent la procédure à cause d’un manque d’organisation, de communication, de temps et aussi d’une négligence de la part des intérimaires et des clientes.

II- Solutions face aux causes du dysfonctionnement

Afin de résoudre ces problèmes gênants pour l’organisation du service Back Office je me permets de proposer quelques solutions. Pour lutter contre le manque de concentration du à la fatigue. L’entreprise devrait instaurer un meilleur climat de coopération et employer des stagiaires ou d’autre personnel afin de déléguer un peu de travail. Une procédure devrait être mise en place afin de savoir qui doit faire certaines taches afin que le travail soit mieux réparti. Il faut plus insister sur les relances en mettant à jour la base de données afin de mieux informer les personnes. Pour mieux transmettre les informations, il faudrait que le personnel arrive à mieux communiquer en installant des logiciels spéciaux pour faciliter la communication et pourquoi ne pas mettre en place des formations afin que les salariés soient plus efficaces. Les solutions proposées peuvent être planifiées dans le temps.

Je reste à disposition pour toutes informations complémentaires.

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