Fast interim

Fast Intérim                                                        Le 02-05-2016

Amina BENOTMANE                                        À l’attention du responsable

Assistante

Rapport sur l’amélioration du Back Office

PJ -Annexes :

Arbre des causes

Notre entreprise Fast Intérim rencontre actuellement des problèmes récurrents gênent le bon déroulement des processus. Ces dysfonctionnements concernent surtout le problème d’illégalité des contrats et les dossiers.

Dans une première partie, nous nous intéresserons aux différentes causes de ces dysfonctionnements, puis dans une seconde partie nous proposerons des solutions.

I. Les dysfonctionnements

1. Les causes

Le dysfonctionnement du service est causé par plusieurs problèmes gênants : erreurs sur les bulletins de paie, délais non respectés pour la production des bulletins de paie, délais trop longs des retours de contrats, pièce manquantes des dossiers. Il s’agit d’un problème de communication, d’organisation, de gestion et de technique. Les causes sont : un manque de concentration à cause de la fatigue, à une surcharge de travail, un manque d’organisation du à une procédure insuffisante.

En effet, la procédure est trop longue à cause de sa complexité, les pièces manquantes dans les dossiers et aussi d’un manque de relances.

Mais également, nous pouvons constater des problèmes de répartition des tâches entre les salariés mais aussi une mauvaise organisation des tâches dans le temps. Il y a un manque de formation concernant l’utilisation de logiciels spécifiques à l’élaboration des bulletins de paie.

De plus, nous pouvons voir une négligence de la part des intérimaires ils ne respectent pas les délais, les procédures des bulletins sont insatisfaisantes, les opérations de relance ne sont pas rigoureuses ainsi que les opérations de relance pour les dossiers.

1. Les conséquences

Cela a de nombreuses conséquences sur l’ensemble de l’entreprise. Tel que des impacts financières : Risque de coûts inutiles, commerciales : Une perte de compétitivité et un risque d’atteinte à l’image de marque de Fast Intérim, juridiques : Les dossiers et les contrats sont incomplets ce qui peut entraîner une mise en cause de la responsabilité de l’entreprise en cas de litige et humaines : Risque d’une détérioration de l’ambiance de travail interne.

II. Les solutions

Afin de résoudre ces problèmes gênants pour l’organisation du service Back Office je me permets de proposer quelques solutions :

• Informer de l’importance du respect des délais de retour de documents en mettant par exemple une réunion d’information.  
• Pour lutter contre le manque de concentration du à la fatigue, l’entreprise peut instaurer un meilleur climat de coopération et employer des stagiaires ou d’autre personnel afin de déléguer un peu de travail. 
• On pourrait réaliser un questionnaire sur les conditions de travail dans l’entreprise afin de pouvoir améliorer le bien-être et la motivation des salariés, c'est-à-dire par exemple revoir l’ergonomie des postes de travail, mettre des chèques vacances à disposition, organiser des sorties, des repas festifs…
• Une procédure comme une liste de contrôle de tâches ou de répartition des tâches  devrait être mise en place afin de savoir qui doit faire certaines taches afin que le travail soit mieux réparti. 
• Revoir la procédure de réalisation des bulletins pour déceler les risques d’erreurs, à cet effet il faudrait créer  un formulaire de relevé d’heures avec un contrôle automatique des saisies. Il faudrait également formaliser les opérations de relance (périodicité, planification).
• Insister sur les relances en mettant à jour la base de données afin de mieux informer les personnes.

Pour conclure, ces dysfonctionnent sont importants et urgents puisque celui-ci a un impact sur l’image de l’entreprise ainsi que sur la communication au sein de l’entreprise, il est donc nécessaire de pouvoir le résoudre rapidement en mettant en place les différentes solutions.

J’espère avoir répondu à votre demande et reste à votre disposition pour tout complément d’information.

                        Amina BENOTMANE

                        Assistante

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