Organiser Un Voyage

L’Ass. Est de plus en plus fréquemment impliquée dans l’organisation des d !placements du personnel, qu’il s’agit de voyages d’affaires, de séminaires etc.…

Cette mission consiste a travailler en liaison avec des partenaires divers tel que : agences de voyages, compagnies aériennes, agences de location notamment de voiture, hôteliers et les restaurateurs.

1) Satisfaire les besoins des voyageurs

A) bien communiquer avec les voyageurs

L’A. Occupe un rôle d’interface au sein de son service. Généralement un formulaire est mis a disposition sur l’intranet et complété par les voyageurs :

• Dates

• Horaires

• Contraintes particulières.

Il faut formuler une demande claire ce qui permettra d’éviter les incertitudes et mal entendus et ainsi de gagner un temps précieux pour le voyageur et l’A.

B) mettre en place une veille informatique efficace

L’A. Doit en permanence se tenir informer des nouvelles en matière d’organisation de voyage. La consultation de guide et de revues spécialisées. La visite de salon professionnelle sur le tourisme d’affaires, de sites web, lui permettra d’être à l’affût des meilleures idées.

2) Négocier et utiliser les relais pro.

A) Négocier avec les partenaires

Son rôle est d’optimiser l’achat de l’entreprise ainsi de faire réaliser des économies exemple des billets a tarifs réduit

Elle ne doit pas hésiter à négocier et comparer les offres de la concurrence

Utiliser les relais professionnels, elle doit savoir utiliser des R. pro avec lesquelles elle établit et entretien des relations de confiance concernant l’agence de voyage et les transports ainsi elle transmet les demandes précises et bénéficie des services et outils de l’agence et motive enfin contrôle les partenaires

Concernant l’hôtellerie elle a intérêt a collaborer avec une centrale de réservation qui lui apporte des services de contrôle qualité

Et pour ce qui en ai de la location de voiture il faut qu’elle passe un accord avec une société pour obtenir une réduction, ainsi elle vérifiera que les conditions de contrat sont bien concurrentielle

Son à prendre en compte :

• Le tarif

• La durée du trajet réel

• Le temps de trajet pour aller au moyen de transport principal

• La fréquence du transport

• La flexibilité des réservations

• Les frais

• Le paiement avec les modalités de remboursements

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