Manuel de modes opératoires

III. Réalisation d’un classeur de modes opératoires

III.1. Méthodologie générale

L’établissement des procédures, aussi bien générales, que particulières reste un atout pour l’entreprise. En effet, un gain de temps non négligeable lors de la formation d’un nouveau salarié est constaté. Par ailleurs, un collaborateur ayant des doutes sur une procédure rarement effectuée peut obtenir des réponses plus rapidement sans déranger un de ses collègues.

La réalisation d’un mode opératoire consiste en la description détaillée des actions nécessaires à l'obtention d'un résultat dans l’ordre chronologique. Dans le cadre d'une procédure d'entreprise, le mode opératoire décrit le déroulement détaillé des opérations effectuées. Elle précise également le ou les chemins qui mènent son utilisateur d'une situation initiale identifiée à une situation finale souhaitée.

Ensuite, pour être efficient, le mode opératoire doit être précis, directif, contenir des phrases courtes (sous forme d’énumérations par exemple), adopter la même présentation s’il comporte plusieurs pages ou s’il se compose de plusieurs fiches techniques, et contenir des illustrations (captures écran). Ces dernières sont fléchées pour en faciliter la compréhension.

Par ailleurs, ’ai mis en évidence les verbes d’action et les menus des logiciels utilisés en jouant sur la police (graissage, italique, couleur, guillemets…). Je n’ai pas hésité à mettre en valeur les manipulations importantes ou dangereuses par un encadrement.

Pour concevoir mes procédures une même méthodologie a été suivie. Dans un premier temps, ma formatrice et moi-même choisissons une tâche régulière du cabinet. Elle me détaille toute la procédure à suivre pour la traiter. De mon côté je prends des notes, je lui pose des questions pour comprendre chaque démarche et je lui demande éventuellement de m’apporter des explications complémentaires. A la l’issue de cette première étape, je retourne à mon bureau. J’effectuais alors plusieurs fois la tâche suivant scrupuleusement les explications, c’est une forme d’entraînement. Ensuite, ma formatrice vérifie et m’apporte des précisions si nécessaire. Cela me permet de préciser mes notes et d’insérer des cas particulier au mes notes et insérer des cas particuliers au besoin.

Dés que j’estime la procédure écrite complète, je peux la retranscrire sur le logiciel Word en tentant d’être le plus précis et le plus compréhensible possible. Pour ce faire, je me demande à qui est destinée la procédure : un collaborateur expérimenté ou un stagiaire bac Professionnel. Cela me permet d’adapter ma procédure en fonction des futurs utilisateurs. En effet, selon le destinataire je vais choisir d’intégrer plus ou moins d’images (capture écran), d’exemples concrets, de précisions, et de rappels.

Une fois la procédure informatique réalisée, je la testais de nouveau pour voir si je n’avais rien oublié. Je pouvais à présent l’imprimer et la ranger dans le classeur de procédures mis à la disposition des collaborateurs.

J’ai alors décidé dans le cadre de mon mémoire de présenter trois procédures différentes.

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