Manuel De Procédures Comptables

Sommaire

I. Introduction : 2

II. La comptabilité et l’organisation interne de l’entreprise: 6

a) La structure du service comptabilité : 6

(i) Le sous –système information 6

(ii) Le découpage organisationnel 7

b) La pièce comptable : 7

c) L’imputation: 8

d) L’élaboration des documents comptables : 8

III. Manuel de procédures comptables : Principes et objectifs : 11

a) Contrainte légale : 12

b) Objectif : 12

c) Analyse et formalisation des procédures: 13

d) Démarche d’élaboration d’un manuel de procédures : 14

(i) Recueil des informations : 14

(ii) La sélection des domaines à étudier 15

(iii) Les informations à faire figurer dans le manuel de procédures 15

(iv) Rédaction du projet : 16

(v) Mise au point du projet : 16

(vi) Mise en Place 17

(vii) Contrôle et Suivi 17

IV. Conclusion : 18

I. Introduction :

Les procédures écrites deviennent une nécessité dans toutes les organisations où une seule personne ne peut plus assumer la responsabilité du contrôle sous tous ses aspects. Il convient de rappeler que le contrôle suppose la formulation des instructions et des procédures visant à atteindre des objectifs permanents ou ponctuels ainsi que leur communication à toute personne ayant une responsabilité d’exécution.

L’auditeur veillera, dans un premier temps, à ce que des procédures écrites existent dans l’entreprise. Dans un deuxième temps, il s’assurera qu’elles sont fiables et adaptées à l’évolution de l’entreprise et de son environnement, et finalement, il vérifiera qu’elles sont appliquées.

L’examen par l’auditeur de la fiabilité et de l’adaptation des procédures portent sur les aspects suivants :

- L’autorité qui les a émises ;

- La date de la mise en œuvre ;

- La responsabilité pour leur mise à jour ;

- La liste des personnes auxquelles elles sont distribuées ;

- La disponibilité des stocks de documents ou de supports nécessaires pour leur application ;

- Les références des instructions précédentes annulées ou modifiées ;

- Leur cohérence avec les objectifs recherchés ;

- La validité des contrôles incorporés dans les procédures.

En ce qui concerne ces différents aspects, l’auditeur se pose les questions suivantes :

- Les procédures sont-elles autorisées par une personne située à un niveau hiérarchique en rapport avec leur importance ?

- Sont-elles autorisées par une personne ayant une responsabilité opérationnelle directe pour leur mise en œuvre ?

- Est- ce qu’elles ont été approuvées par le service d’audit interne et/ou le service organisation et méthodes avant d’être approuvées par les instances hiérarchiques ?

- Est ce que la date de mise en œuvre figure dans les procédures ? Est-elle raisonnable vu la date de distribution des procédures ? et vu les besoins en fourniture nouvelles pour son opération ?

- Est ce que les procédures citent le nom de la personne à laquelle doit être adressée toute question concernant leur mise en œuvre et leur interprétation ? Est- ce la même personne qui aura la responsabilité de faire éditer et approuver toute modification et toute mise à jour des procédures ?

- Est ce que tout responsable d’une partie de fonctionnement de la procédure en reçoit copie ? Une copie est-elle conservée dans un classement central de toutes les procédures en vigueur ?

- Est-on assuré que les fournitures et programmes informatiques nécessaires pour le fonctionnement des procédures sont disponibles et distribuées avant la date de mise en application des procédures ? De quelle façon leur réapprovisionnement est-il prévu et qui en a la responsabilité ?

- Les références aux instructions précédentes (annulées ou modifiées) sont-elles claires aux paragraphes précis qui sont modifiés ?

- Quelle est la procédure pour la destruction des instructions annulées ?

- Existe-il un index des instructions courantes distribuées aux intéressées et mis à jour régulièrement ?

- Existe-il des dossiers pour le classement des instructions ? Sont-ils distribués aux personnes qui reçoivent les instructions ?

- Quelle procédure a été adaptée pour s’assurer que la nouvelle instruction n’impose pas des obligations en contradiction avec celles définies par d’autres instructions ?

- Est-on sûr qu’elle ne fait pas double emploi avec une instruction déjà appliquée ?

- Est ce que l’objectif de l’instruction est clairement indiquée ?

- Les procédures décrites et les moyens mis en œuvre sont-ils cohérents avec l’objectif recherché ?

- Est ce que les procédures incorporent des actions spécifiques de contrôle pour assurer la validité de l’instruction ?

- Est-il possible d’effectuer ces contrôles en liaison avec ceux qui sont appliqués déjà par d’autres instructions ?

Au delà de ces généralités, l’auditeur approfondira son étude spécifique de certaines procédures clés à travers des diagrammes de circulation.

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